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Comment est-ce que nous nous sommes débrouillés avec le défit du télétravail durant pandémie?

/ 20.04.2020
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Notre d'’urgence en cas de la crise

Quand tu ne peux pas visiter ton bureau et soudain tous les membres de l’équipe doivent travailler à domicile, tu es face à un problème sérieux. À moins que tu n’aies le plan exercé en réserve. Dans une armée, tu exerces et exerces, avant que s’en sortir avec des situations de crise ne change en routine. Ça permet de la réaction rapide à la situation inattendue. Dans notre branche c’est fondamental et nous avons réussi à l’atteindre.

Le travail dans le rôle d’un partenaire de nearshoring d’entreprise exige depuis le début la mise en relation de la coopération effective à distance. Elle est fondée non seulement sur les outils ou les processus, mais surtout sur la confiance et l’approche bonne. Une d’elle est la création d’un conduit de la communication informelle avec notre client, pour communiquer plus facilement dans les affaires quotidiennes. Et celles sont les plus importantes.

Les routines quotidiennes et la communication informelle aident

Notre routine quotidienne durant COVID-19, pendant le travail à la maison est la même comme lorsque nous nous réunissons dans le bureau. D’habitude, nous commençons à 9 heures par une rencontre comme stand-up, pour assurer que nous avons tous sur quoi travailler et s’il y a des problèmes, qu’ils seront résoulus à temps. La visioconférence sur Teams rend possible le déroulement efficace de cette rencontre et les fournisseurs d’Internet à domicile assurent la bonne connection pour les appels vidéo. Nous tenons beaucoup à la bonne communication dans notre équipe. L’organisation de la pause café virtuelle, c’est le bon substitut des rencontres qui avaient lieu dans notre cuisine. Nous convoquons sur Teams, nous nous appelons et parlons des affaires quotidiennes. Si entièrement naturellement.

L’organisation du bureau domicile

Chacun de nous a arrangé une place confortable à travailler à la maison. Au cas où quelqu’un s’est rencontré pour la première fois avec le télétravail, ça exigeait souvent des modifications fines, le changement de la place, le choix des autres écouteurs, mais après un ou deux jours intensifs, tout était prêt. Quand quelqu’un manque le matériel, il pouvait le recevoir de notre bureau – par exemple les écouteurs, le moniteur supplémentaire ou des câbles. Nous tous travaillons sur les ordinateurs portables de fonction, donc le prendre à la maison, ce n’était pas un problème. Quand nous avions besoin de quelque chose d’autre, l’entreprise a effectué la commande adéquate. Le télétravail c’est un grand privilège certainement. Pour les personnes, dont les enfants sont restés à la maison, c’est le défit additionnel, mais chacun faisait des efforts pour trouver la meilleure et la plus efficace solution pour sa situation. Les personnes qui ne pouvaient pas concilier le travail avec la protecion, pouvaient compter sur la obtention de l’allocation familiale et la concentration sur un seul rôle.

Communique plus souvent que ça paraît nécessaire

Quand nous sommes dans le bureau, la communication a lieu tout le temps - sans égard à ça, si nous nous en rendons compte ou pas. Il est facile à noter, quand quelqu’un est sorti d’un pièce, n’est pas content de quelque chose ou se réjouit d’avoir corrigé les tests unitaires qui ne fonctionnaient pas. En travaillant à distance, tout ces événements et émotions exigent notre action, pour que les autres le réalisent. Au début, ce n’est pas facile, particulièrement pour les personnes qui apprécient le travail en groupe, mais nous faisons des efforts de soutenir ça avec l’aide de #PauseCafe ou en informant sur Teams que nous voulons discuter de quelque chose ou que nous serons loin du clavier pendant le certain temps. D’habitude, ça exigera plus de communication que ça paraît nécessaire. Pourtant, grâce à ça, nous sommes plus prévisible pour le reste des membres de l’équipe.

Aussi essentiel dans le travail distribué est la visualisation de l’état actuel du travail. Ça aide à maintenir le niveau haut de confiance. Dans les managements agiles, nous faisons des efforts de montrer nos progrès chaque deux semaines. De cette manière, nous créons le lien fort et la confiance. Nous nous occupons de ça, pour que le travail de l’équipe soit visible et Customer Success Manager dédié aide à le réaliser.

Ce scénario se formait dans notre entreprise depuis un moment. Nous l’améliorions à chaque fois quand quelqu’un travaillait à la maison et avait des astuces utiles. Nous pouvions profiter de ce temps, pour créer des pratiques efficaces. Maintenant, ça nous donne le bon fondement qui nous aide à surmonter les obstacles liés non seulement à COVID-19, mais au télétravail en général. Nous en sommes tout à fait contents – aussi bien nous que nos clients.

Piotr Hełka / Software Engineer / VM.PL

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Jakub Orczyk
Membre du Conseil d’administration/Directeur des ventes VM.PL
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