Dział administracji stanowi serce każdej firmy, ponieważ to właśnie tutaj zbiegają się wszystkie informacje, które można wykorzystać do optymalizacji procesów. Automatyczny asystent oparty na sztucznej inteligencji (AI) może znacząco usprawnić działania takie jak planowanie, zarządzanie czy analiza danych.
W artykule omówimy działanie asystentów AI oraz ich zalety – szczególnie dla małych firm. Dowiesz się na praktycznych przykładach, jak mogą one ułatwiać codzienną pracę. Przyjrzymy się także integracji z istniejącymi systemami, wymaganym interfejsom, przykładom najlepszych praktyk, kwestiom bezpieczeństwa i ochrony danych, a także przyszłym kierunkom rozwoju tej technologii.
Spis treści
Czym właściwie jest asystent AI?
W przeciwieństwie do wcześniejszych rozwiązań automatyzacyjnych, systemy oparte na sztucznej inteligencji potrafią wykorzystywać uczenie maszynowe do podejmowania decyzji. Innymi słowy, system uczy się na podstawie danych, aby zoptymalizować realizowane zadania. Prowadzi to do znacznego wzrostu wydajności, a w rezultacie do oszczędności czasu.
Kolejną różnicą w stosunku do starszych systemów jest rozszerzony krąg użytkowników. Dzięki przetwarzaniu języka naturalnego (NLP), system rozumie i przetwarza ludzki język, co pozwala na jego obsługę także przez osoby bez specjalistycznej wiedzy technicznej. Użytkownik ma dzięki odpowiednim interfejsom dostęp do istotnych danych firmy potrzebnych do wykonania zadań. Szczególnie istotne jest tu kontekstowe rozumienie przez sztuczną inteligencję – czyli zdolność do pojmowania powiązań pomiędzy informacjami i wyciągania właściwych wniosków. Dzięki temu AI może nie tylko analizować bieżące i przeszłe zdarzenia, ale również proaktywnie proponować działania na przyszłość lub generować trafne prognozy.
Ogólnie rzecz biorąc, sztuczna inteligencja potrafi w czasie rzeczywistym oceniać i dostosowywać aktualne procesy oraz niemal natychmiastowo opracowywać prognozy, co z jednej strony znacznie zwiększa konkurencyjność firmy, a z drugiej – dzięki integracji danych – zapewnia większe bezpieczeństwo.
Korzyści dla małych firm – Oszczędność czasu i zwiększona wydajność
Asystenci z wykorzystaniem sztucznej inteligencji przynoszą korzyści nie tylko małym, ale również średnim i dużym przedsiębiorstwom. W przypadku małych firm sytuacja wygląda jednak inaczej – zatrudnienie jest zwykle mniejsze, a zakres obowiązków szerszy. Właśnie dlatego automatyczni asystenci mogą mieć w małych firmach znacznie większy wpływ i skuteczniej odciążać pracowników, przejmując powtarzalne zadania, które idealnie nadają się do automatyzacji.
Konkretne korzyści dla małych i średnich przedsiębiorstw:
- Mniej ręcznie wprowadzanych danych – co przekłada się na mniejszą liczbę błędów i szybsze procesy
- Analiza danych w czasie rzeczywistym umożliwia szybsze podejmowanie decyzji
- Oszczędność kosztów dzięki mniejszemu zapotrzebowaniu na personel
- Lepsza obsługa klienta dzięki szybszym odpowiedziom na zapytania
- Większa produktywność pracowników i skupienie się na zadaniach kluczowych
- Możliwość rozwoju firmy bez znacznego zwiększania nakładów dzięki skalowalności
Integracja z istniejącymi systemami – Jak zrobić to sprawnie?
Wiele firm staje przed wyzwaniem transformacji cyfrowej. Jednym z problemów jest integracja nowych rozwiązań z już działającymi systemami. Chodzi tu przede wszystkim o interfejsy API, które umożliwiają wymianę danych między dotychczasowymi systemami a automatycznym asystentem, Istotna jest kompatybilność z systemami ERP (Enterprise Resource Planning), integracja z systemami CRM, obsługa poczty elektronicznej oraz innych narzędzi wspierających codzienne funkcjonowanie firmy. W poniższej tabeli wymieniliśmy najważniejsze aspekty, na które warto zwrócić uwagę podczas integracji.
Jak skutecznie wdrożyć asystenta do codziennej pracy?
Doświadczenie pokazuje, że stopniowe wprowadzanie asystenta AI okazuje się pozytywne w dłuższej perspektywie. Warto zacząć od prostych automatyzacji i dostosować asystenta AI do indywidualnych potrzeb firmy. Nieodłączną cechą asystenta opartego na sztucznej inteligencji jest to, że stale ewoluuje, dlatego jego ustawienia powinny być regularnie sprawdzane i optymalizowane.
Zdecydowanie zaleca się również przeszkolenie pracowników w celu zapewnienia płynnej obsługi systemu oraz maksymalnego wykorzystania jego możliwości. W tle działają zautomatyzowane funkcje analityczne, które monitorują wydajność i generują raporty stanowiące podstawę do dalszych działań optymalizacyjnych.
Bezpieczeństwo i ochrona danych w procesach zautomatyzowanych
Jednym z najważniejszych tematów w branży IT jest bezpieczeństwo i ochrona danych. Celem jest zminimalizowanie lub wyeliminowanie potencjalnego zagrożenia, aby uchronić firmę przed stratami i jednocześnie przestrzegać przepisów RODO — europejskimi wytycznymi dotyczącymi ochrony danych. Aby skutecznie chronić dane, należy stosować szyfrowanie typu end-to-end, uwierzytelnianie dwuskładnikowe oraz zarządzanie uprawnieniami dostępu, które pozwala określić, którzy pracownicy mają dostęp do poszczególnych obszarów systemu.
Kolejnymi istotnymi działaniami są regularne aktualizacje zabezpieczeń w celu likwidowania potencjalnych luk, anonimizacja wrażliwych danych oraz tworzenie kopii zapasowych, które chronią przed ich utratą.
Aby zabezpieczyć się przed atakami z zewnątrz, niezbędne są również zapora sieciowa (firewall) oraz ochrona antywirusowa. Ponadto należy wprowadzić rygorystyczne zasady dotyczące integracji oprogramowania firm trzecich – ten aspekt bywa często niedoceniany, mimo że ma istotne znaczenie dla całkowitego bezpieczeństwa systemu.
Przykłady użycia: Jak firmy korzystają z asystentów?
Aby lepiej zobrazować, jak asystent AI może wspierać codzienną pracę, w tej części przedstawiamy praktyczne studia przypadków – rzeczywiste wdrożenia, które zostały zrealizowane zgodnie z opisanym podejściem. Automatyczny asystent jako część oprogramowania do zarządzania małą firmą pokazuje w nich swoje realne możliwości i korzyści dla biznesu.
Przykład 1
W pierwszym przykładzie wykorzystano zalety wiadomości głosowych, ale można również użyć porannego e-maila od asystenta. Sformułowanie jest następujące.
Sztuczna inteligencja codziennie sprawdza bazy danych wykorzystywane w systemach informatycznych firmy i wysyła właścicielom warsztatów wiadomość głosową każdego ranka – 15 minut przed pracą – którą mogą odsłuchać. Wiadomość ta jest często odsłuchiwana w samochodzie lub przy kawie. Nic nie trzeba czytać. Wiadomości różnią się w zależności od dnia. Przykładowa wiadomość:
„Cześć, dziś mamy zaplanowane 4 samochody. Wszyscy pracownicy są obecni, możemy przyjąć jeszcze jednego klienta. MAN zalega z fakturą z 1.12.2024. Mamy na stanie 10 litrów oleju 5W30 i 20 żarówek H20. Na jutro zaplanowana jest wymiana oleju 5W25, którego nie mamy na stanie. Miłego dnia!”
Korzyść: Zysk dla warsztatu to codzienna oszczędność 30–60 minut na organizacji dnia pracy.
Przykład 2
Za pośrednictwem aplikacji Teams klient może zadawać pytania i pobierać dane w języku naturalnym. Większość systemów posiada własne formularze do tworzenia zestawień i raportów. W przypadku naszego rozwiązania chodziło o to, aby każdy, kto nie ma wiedzy na temat specjalnych narzędzi, mógł samodzielnie utworzyć potrzebne zestawienie.
Przykłady pytań:
- „Podaj 5 najważniejszych klientów, którzy w czerwcu kupili więcej niż w maju”
- „Ile transakcji mieliśmy z klientami zamawiającymi miesięcznie powyżej 50 000 euro?”
- „Który klient ma najwyższy stosunek zamówień do faktur?”
- „Który klient kupuje w tym kwartale mniej niż w poprzednim?”
Korzyści: Pytania wydają się proste, ale po pierwsze – odpowiedzi uzyskujemy bardzo szybko, a po drugie – ogranicza nas właściwie tylko wyobraźnia. Dodatkowo każdy ma łatwy dostęp do takich danych, ponieważ bot jest stale dostępny w aplikacji Teams (oczywiście podobnie może to działać także w narzędziach Google).
Jaką rolę odegrają asystenci AI w dalszym rozwoju oprogramowania dla małych i średnich przedsiębiorstw?
Przyszłość automatyzacji zapowiada się bardzo obiecująco. Rozwój sterowania głosowego pozwoli asystentom AI lepiej rozumieć nawet złożone zapytania, co sprawi, że automatyzacja stanie się jeszcze bardziej precyzyjna. Procesy będą bardziej wydajne i „inteligentne”, a integracja z urządzeniami IoT będzie działać jeszcze sprawniej. Co więcej, asystenci będą się samodzielnie doskonalić dzięki modelom sztucznej inteligencji, a rynek zaoferuje więcej dopasowanych i bardziej zaawansowanych rozwiązań dla konkretnych branż. Ogólnie rzecz biorąc, zobaczymy szerszą ofertę usług, a współpraca człowieka ze sztuczną inteligencją stanie się znacznie bardziej efektywna. Dzięki temu rozwiązania AI zyskają większą akceptację również w małych i średnich firmach i staną się standardem w zarządzaniu przedsiębiorstwem.
