Automatyzacja zarządzania warsztatem samochodowym z wykorzystaniem asystenta AI

Właściciel sieci lokalnych warsztatów samochodowych poszukiwał rozwiązania, które zautomatyzuje planowanie pracy, poprawi organizację zadań i ograniczy ilość czasu poświęcaną na przeszukiwanie systemów i notatek.

W małych warsztatach właściciel często odpowiada jednocześnie za planowanie, kontakt z klientami, logistykę części i nadzór nad zespołem. Nasz klient codziennie rano musiał ręcznie sprawdzać kalendarz wizyt, dostępność pracowników, stany magazynowe i zaległości płatnicze. Te czynności zajmowały mu 30–60 minut dziennie i odciągały jego uwagę od bieżącej obsługi klientów.

Wyzwanie polegało na zbudowaniu systemu, który:

• zintegruje dane z różnych źródeł (kalendarz, magazyn, finanse);
• przygotuje zwięzłe, czytelne podsumowanie na start dnia;
• będzie intuicyjny i nie będzie wymagał dodatkowej obsługi.

Dodatkowym wyzwaniem było zapewnienie bezpieczeństwa danych oraz stworzenie rozwiązania, które nie wymaga wymiany istniejących systemów, a jedynie integruje się z nimi poprzez API lub bezpośrednie połączenia z bazami danych.

Wdrożyliśmy automatycznego asystenta AI jako element systemu zarządzania warsztatem. Każdego dnia, o ustalonej godzinie, właściciel otrzymuje na telefon wiadomość głosową (lub e-mail) z indywidualnym briefingiem.

Asystent integruje dane z:

• kalendarza wizyt i obłożenia pracowników;
• systemu magazynowego (alerty o brakujących częściach);
• modułu finansowego (przypomnienia o zaległych płatnościach).

Integracje zostały zrealizowane poprzez REST API oraz dedykowane konektory bazodanowe. Każdy moduł działa w osobnym kontenerze (Docker), co zapewnia stabilność i łatwość rozwoju systemu.

Dzięki wykorzystaniu modeli NLP i reguł biznesowych asystent formułuje komunikaty w naturalnym języku, podając tylko najważniejsze informacje — np.:

„Dziś zaplanowano 6 wizyt, 2 mechaników obecnych, brakuje filtra oleju do zamówienia X, faktura nr 123 zalega 7 dni”.

Briefingi są dostarczane wieloma kanałami – e-mail, SMS oraz w formie wiadomości głosowych generowanych przez technologię Text-to-Speech. Właściciel może więc odsłuchać podsumowanie np. w samochodzie w drodze do pracy.

• 30–60 minut dziennie oszczędzone na porannej organizacji pracy.
• Szybsze decyzje – właściciel od razu wie, co wymaga reakcji (np. brak części, zaległość płatnicza, dostępność zespołu).
• Poprawa punktualności i płynności operacyjnej – mniej opóźnień wynikających z niedoinformowania.
• Większa efektywność pracy zespołu – właściciel skupia się na kliencie, nie na Excelu.
• Ułatwione prowadzenie biznesu – nawet osoby bez zaawansowanych kompetencji cyfrowych otrzymują skondensowaną wiedzę w przystępnej formie.

Asystent AI działa jak cyfrowy menedżer dnia – łączy dane, porządkuje je i przekazuje właścicielowi dokładnie wtedy, gdy są potrzebne. Rozwiązanie to idealnie wpisuje się w potrzeby małych warsztatów, gdzie liczy się czas, elastyczność i prostota obsługi.