§ 1 WSTĘP

1. Na podstawie art. 25 ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U z 2024 r. poz. 928, dalej „ustawa”) ustala się w VM.PL Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu przy ul. T. Kościuszki 82, 50-441 Wrocław, wpisanej do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000201477 (dalej: „VM.PL”) „Procedurę zgłoszeń wewnętrznych w VM.PL”, która określa zasady wewnętrznego zgłaszania naruszeń prawa, podejmowania działań następczych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń naruszenia prawa (sygnalistów).

2. Przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa jest elementem prawidłowego i bezpiecznego zarządzania w VM.PL. Służy zwiększeniu efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania działań w celu ich eliminowania oraz ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych. Celem Pracodawcy jest zwiększenie efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania skutecznych działań w celu ich eliminowania i skutecznego zarządzania ryzykiem oraz wzrostu zaufania wśród osób zatrudnionych i partnerów handlowych, stąd Pracodawca zachęca do korzystania z Procedury, w sytuacji możliwości zaradzenia naruszeniu prawa w ramach struktury Pracodawcy.

3. Procedura zgłoszeń wewnętrznych ustalona została po konsultacji z przedstawicielem osób świadczących pracę w VM.PL, wyłonionym w trybie obowiązującym w VM.PL.

4. Każda z osób świadczących pracę w VM.PL zobowiązana jest do zapoznania się z treścią Procedury zgłoszeń wewnętrznych oraz do jej przestrzegania.

§ 2 DEFINICJE

Ilekroć w Procedurze zgłoszeń wewnętrznych jest mowa o:

1. Procedurze – rozumie się przez to Procedurę zgłoszeń wewnętrznych dotyczącą przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych.

2. Podmiocie/Pracodawcy/ VM.PL – rozumie się przez to VM.PL Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu przy ul. T. Kościuszki 82, 50-441 Wrocław, wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000201477.

3. Zespół ds. Sygnalistów/ Zespół – rozumie się przez to zespół osób odpowiedzialnych za przyjmowanie zgłoszeń i podejmowanie działań następczych, w tym prowadzenie postępowania wyjaśniającego dotyczącego zgłoszenia. W skład Zespołu wchodzi jego Przewodniczący i przynajmniej jeden Zastępca Przewodniczącego.

4. Sygnaliście – rozumie się przez to osobę fizyczną, która dokonuje zgłoszenia (wewnętrznego, zewnętrznego lub ujawnienia publicznego) o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy, przedsiębiorcę, prokurenta, akcjonariusza lub wspólnika, członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osobę świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, stażysty, wolontariusza, praktykanta. Sygnalistą jest też osoba, o której mowa w art. 4 ust. 2 ustawy.

5. Zgłoszeniu – rozumie się przez to ustne lub pisemne przekazanie Pracodawcy informacji o naruszeniu prawa.

6. Osobie, której dotyczy zgłoszenie – rozumie się przez to osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana.

7. Działaniu następczym – rozumie się przez to działanie podjęte w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym postępowanie wyjaśniające.

8. Kanale zgłaszania – rozumie się przez to techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywanie zgłoszenia.

9. Działaniu odwetowym – rozumie się przez to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę Sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście.

§ 3 DOKONYWANIE ZGŁOSZEŃ

1. Osobami odpowiedzialnymi za przyjmowanie zgłoszeń oraz sprawującymi całościowy nadzór nad przyjmowaniem zgłoszeń i podejmowaniem działań następczych są osoby wyznaczone przez VM.PL, tworzące Zespół ds. Sygnalistów. Członkowie Zespołu powoływani są na czas nieoznaczony. Informację o składzie Zespołu podaje się w sposób zwyczajowo przyjęty.

2. Każdy z członków Zespołu może działać samodzielnie w zakresie przyjmowania zgłoszeń. Obsługa zgłoszeń, w tym w szczególności podjęcie działań następczych wymaga współpracy wszystkich członków Zespołu. Decyzję zapadają większością głosów, ze spotkań Zespołu i decyzji sporządza się protokół. W przypadku wątpliwości Zespół może konsultować się z działem prawnym i działem support VM.PL. Podjęcie działań następczych wymaga zatwierdzenia przez Zarząd.

3. Każdy z członków Zespołu działa w sposób bezstronny, niezależny, na podstawie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych dla osoby wyznaczonej do obsługi zgłoszeń sygnalistów.

4. Członek Zespołu, co do którego, z treści zgłoszenia wynika, że może być w jakikolwiek sposób zaangażowany w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot zgłoszenia, nie może analizować takiego zgłoszenia ani w inny sposób się nim zajmować. VM.PL zapewnia alternatywny sposób dokonywania zgłoszeń dla każdego z członków Zespołu, w celu rozpatrzenia zgłoszeń, które ich dotyczą.

5. Sygnalista może dokonywać zgłoszenia za pośrednictwem następujących kanałów:

przesyłka pocztowa: wysłana na adres VM.PL Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu przy ul. T. Kościuszki 82, 50-441 Wrocław z dopiskiem „zgłoszenie, do rąk własnych _____________________[imię i nazwisko]”. Jest to kanał właściwy dla dokonania zgłoszenia dotyczącego, któregoś z członków Zespołu. Informacje o tym, kto aktualnie wchodzi w skład Zespołu można uzyskać poprzez wysłanie zapytania na adres sygnal@vm.pl.
e-mail: na adres sygnal@vm.pl;
formularz Forms: udostępniony przez VM.PL na wewnętrznym Sharepoint
dedykowana skrzynka na korespondencję w biurze VM.PL: skrzynka znajduje się w miejscu ogólnodostępnym, bez monitoringu, dokładna lokalizacji skrzynki wskazana jest w sposób przyjęty u pracodawcy (Sharepoint). Zgłoszenia można dokonać analogicznie jak w ust. 5 lit. a.
ustnie: podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania wniosku o taką formę zgłoszenia. Wnioski można składać poprzez sygnal@vm.pl.

6. Za zgodą Sygnalisty zgłoszenie ustne będzie dokumentowane w formie:

nagrania rozmowy (na początku nagrania Sygnalista powinien ustnie wyrazić zgodę, co również powinno być nagrane), lub
protokołu rozmowy, odtwarzającego jej dokładny przebieg.

7. W przypadku zgody na udokumentowanie ustnego zgłoszenia, Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy przez jego podpisanie. Po podpisaniu protokołu przez Sygnalistę nie ma możliwości wprowadzania dalszych poprawek do protokołu.

8. Zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia, w tym co najmniej:

datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa;
opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa;
wskazanie osoby, której dotyczy zgłoszenie;
wskazanie ewentualnej osoby pokrzywdzonej;
wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa;
wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje Sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia;
wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego.

9. Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Składanie nieprawdziwych zgłoszeń może być karalne. Zgodnie z treścią ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U z 2024 r. poz. 928), osoba dokonująca zgłoszenia nieprawdziwych informacji podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

10. W przypadku ustalenia w wyniku analizy zgłoszenia albo w toku postępowania wyjaśniającego, iż w zgłoszeniu świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, Sygnalista, będący pracownikiem, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu Pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia. W stosunku do Sygnalisty świadczącego pracę, usługi lub dostarczającego towary, na podstawie umowy cywilnoprawnej nieprawdziwe zgłoszenie skutkować może rozwiązaniem umowy i zakończeniem współpracy, w tym także bez zachowania okresu wypowiedzenia. Osoba, która dokonała zgłoszenia, w którym świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę nie korzysta z ochrony przewidzianej dla Sygnalistów.

11. Sygnalista nie może przekazać zgłoszenia anonimowo. Zgłoszenia anonimowe mogą nie zostać rozpatrzone i mogą zostać usunięte lub zniszczone.

§ 4 NARUSZENIA PRAWA, KTÓRE PODLEGAJĄ ZGŁOSZENIU

1. Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa.

2. Informacje zgłaszane przez Sygnalistę mogą dotyczyć naruszeń prawa w zakresie:

korupcji;
zamówień publicznych;
usług, produktów i rynków finansowych;
zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
bezpieczeństwa transportu;
ochrony środowiska;
ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
bezpieczeństwa żywności i pasz;
zdrowia i dobrostanu zwierząt;
zdrowia publicznego;
ochrony konsumentów;
ochrony prywatności i danych osobowych;
bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczpospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
konstytucyjnych wolności oraz praw człowieka i obywatela występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i nie związanych z dziedzinami wskazanymi powyżej.

3. Zgłoszenie może dotyczyć uzasadnionego podejrzenia dotyczącego zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie u Pracodawcy.

4. Sygnalista może również dokonać zgłoszenia naruszenia obowiązujących w VM.PL procedur lub regulacji wewnętrznych, m.in. „Polityki Bezpieczeństwa Informacji w VM.PL Sp. z o.o.”, „ Polityki Ochrony Danych Osobowych w VM”, „Regulaminu Pracy dla Pracowników VM.PL Spółka Z o.o.”, „Regulaminu Pracy Zdalnej w VM.PL Spółka Z o.o.”.

§ 5 ANALIZA ZGŁOSZENIA, POSTĘPOWANIE WYJAŚNIAJĄCE

1. Dostęp do kanałów zgłaszania posiadają wszyscy członkowie Zespołu ds. Sygnalistów. Wszystkie działania podejmuje w pierwszej kolejności Przewodniczący Zespołu. W przypadku jego nieobecności lub gdy zgłoszenie dotyczy Przewodniczącego Zespołu, działania podejmuje zastępca. Zespół wewnętrznie wybiera Przewodniczącego i Zastępcę Zespołu.

2. Po otrzymaniu zgłoszenia, Zespół podejmuje działania w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację z Sygnalistą, w tym, o ile będzie to uzasadnione występowanie o dodatkowe informacje dotyczące zgłoszenia i przekazywanie informacji zwrotnej dotyczącej zgłoszenia.

3. Sygnalista otrzymuje w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, chyba że nie wskazał on adresu do kontaktu, na który należy takie potwierdzenie przekazać. W przypadku zgłoszenia ustnego, Sygnalista otrzymuje potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia podczas spotkania, na którym dokonuje zgłoszenia.

4. Zespół może podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, w sytuacji, gdy z treści zgłoszenia wynika, iż jest ono bezspornie nieprawdziwe lub niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania wyjaśniającego.

5. Zgłoszenie, które pozwala na przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego podlega niezwłocznemu procedowaniu.

6. Zespół może zaangażować, o ile uzna to za zasadne, przedstawicieli komórek organizacyjnych Pracodawcy lub niezależnych konsultantów do udziału w postępowaniu wyjaśniającym.

7. Zespół rozpoznaje zgłoszenie, podejmuje w porozumieniu z zarządem działania następcze, przekazuje informacje zwrotne bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia.

8. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego Zespół ocenia zasadność zgłoszenia. W przypadku zgłoszenia zasadnego, Zespół wydaje rekomendacje o stosownych działaniach naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do osoby, która dokonała naruszenia prawa oraz rekomendacje, których celem jest wyeliminowanie i zapobieganie tożsamym lub podobnym naruszeniom co opisane w zgłoszeniu, w przyszłości. Rekomendacje przekazywane są zarządowi VM.PL w formie sprawozdania, a Sygnalista otrzymuje informacje o podjętych działaniach następczych.

9. W przypadku negatywnej weryfikacji zgłoszenia, Zespół przekazuje niezwłocznie Sygnaliście oraz osobie, której zgłoszenie dotyczy informacje o dokonanym zgłoszeniu oraz wynikach przeprowadzonej weryfikacji.

§ 6 ZAKAZ DZIAŁAŃ ODWETOWYCH

1. Zakazane jest podejmowanie działań odwetowych, próby ich stosowania lub groźby zastosowania takich działań wobec Sygnalisty, który dokonał zgłoszenia, a także ujawnienia publicznego – zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U z 2024 r. poz. 928).

2. Zakazane jest podejmowanie działań odwetowych w stosunku do osoby, która pomogła Sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia oraz w stosunku do osoby, która jest z Sygnalistą powiązana.

3. Podejmowanie jakichkolwiek działań o charakterze represyjnym, dyskryminacyjnym lub innego rodzaju niesprawiedliwe traktowanie wobec Sygnalisty, będą traktowane jako naruszenie Procedury i mogą skutkować odpowiedzialnością porządkową lub rozwiązaniem umowy, która łączy osobę podejmującą działania odwetowe z Pracodawcą.

4. Niedopuszczalnym w stosunku do Sygnalisty jest w szczególności:

odmowa nawiązania stosunku pracy;
wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;
niezawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny;
niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
obniżenie wynagrodzenia za pracę;
wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu;
pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenie wartości tych świadczeń;
przeniesienie pracownika na niższe stanowisko pracy;
zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych;
niekorzystna zmiana miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
negatywna ocena wyników pracy lub negatywna opinia o pracy;
nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
przymus, zastraszanie lub wykluczenie;
mobbing;
dyskryminacja;
niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;
wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
nieuzasadnione skierowanie na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu;
wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenia dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia zgłaszającego.

5. Za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uważa się także groźbę lub próbę zastosowania środka określonego w ust. 3 powyżej. Na Pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie nie jest działaniem odwetowym.

6. Sygnalista dokonujący zgłoszenia w złej wierze (tzn. dokonujący zgłoszenia wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło), nie podlega ochronie przewidzianej w Procedurze oraz w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U z 2024 r. poz. 928).

7. Osoba, która poniosła szkodę z powodu zgłoszenia w tzw. złej wierze, ma prawo żądać od Sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych.

§ 7 DANE OSOBOWE

1. Dane osobowe Sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że Sygnalista wyrazi zgodę na ich ujawnienie.

2. Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa Sygnaliście oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych lub represyjnych. Sygnalista, który dokonał zgłoszenia, a którego dane osobowe zostały w sposób nieuprawniony ujawnione, powinien niezwłocznie o zaistniałej sytuacji powiadomić Zespół. Zespół obowiązany jest podjąć działania mające na celu ochronę Sygnalisty.

3. Tożsamość Sygnalisty, jak również wszystkie informacje umożliwiające jego identyfikację, nie będzie ujawniana podmiotom, których dotyczy zgłoszenie, osobom trzecim ani innym pracownikom i współpracownikom podmiotu. Tożsamość Sygnalisty, jak również inne informacje umożliwiające jego identyfikację mogą zostać ujawnione jedynie wtedy, gdy takie ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy publiczne lub sądy odpowiednio postępowań wyjaśniających lub postępowań przygotowawczych lub postępowań sądowych albo gdy sygnalista wyrazi zgodę, o której mowa w ust.1. Tożsamość podmiotów, których dotyczy zgłoszenie, podlega wymogom zachowania poufności w analogicznym zakresie, co tożsamość Sygnalisty.

4. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpoznania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego ich zebrania są w terminie 14 dni od ustalenia, że nie mają znaczenia dla sprawy, usuwane.

5. Klauzula informacyjna dla sygnalisty stanowi załącznik nr 1 do Procedury. Klauzule należy ponownie udostępnić przy potwierdzeniu przyjęcia zgłoszenia.

6. Klauzula informacyjna dla osoby, której dotyczy zgłoszenie należy udostępnić w przypadku podjęciu działań następczych wobec osoby, której zgłoszenie dotyczy.

§ 8 REJESTR ZGŁOSZEŃ

1. Każde zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w Rejestrze Zgłoszeń, niezależnie od przebiegu działań następczych.

2. Za prowadzenie Rejestru Zgłoszeń odpowiada Zespół.

3. Rejestr Zgłoszeń zawiera co najmniej:

numer zgłoszenia;
przedmiot naruszenia prawa;
dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
adres do kontaktu Sygnalisty;
datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego;
informację o podjętych działaniach następczych;
datę zakończenia sprawy.

4. Rejestr Zgłoszeń prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności. Dane osobowe oraz dokumenty związane ze zgłoszeniem przechowywane są przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działanie następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami lub po przekazaniu zgłoszenia do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.

§ 9 INFORMACJE DOTYCZĄCE ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH

1. Zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego, z pominięciem Procedury, w szczególności gdy: w terminie na przekazanie informacji zwrotnej u Pracodawcy nie podjęto działań następczych lub nie przekazano informacji zwrotnej lub Sygnalista ma uzasadnione podstawy sądzić, że naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub dokonanie zgłoszenia wewnętrznego narazi go na działania odwetowe, lub w przypadku dokonania zgłoszenia wewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa przez Pracodawcę z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów lub możliwość istnienia zmowy między Pracodawcą a sprawcą naruszenia prawa lub udziału Pracodawcy w naruszeniu prawa.

2. Zgłoszenie dokonane do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego nie skutkuje pozbawieniem Sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U.2024.928).

3. Dane kontaktowe do RPO są następujące:

Informacyjna linia obywatelska: 800 676 676,

E-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl,

Adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa
Istnieje także możliwość przekazania zgłoszenia w języku migowym, anonimowo poprzez
formularz kontaktowy na stronie lub osobiście w jednym z oddziałów.

§ 10 POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Za adekwatność i skuteczność funkcjonowania Procedury odpowiada Zespół.

2. Ocena adekwatności i skuteczności Procedury dokonywana jest regularnie przez Zespół wraz z działem prawnym funkcjonującym u pracodawcy.

3. VM.PL odpowiedzialna jest za zapoznanie wszystkich podległych sobie pracowników z postanowieniami Procedury. Od pracowników i współpracowników zatrudnionych w VM.PL po 25.09.2024 odbiera się stosowne oświadczenie o zapoznaniu się z Procedurą. Pracownicy i współpracownicy zatrudnieni przed 25.09.2024 potwierdzają zapoznanie się z Procedurą poprzez formularz Forms.

4. W razie potrzeb przeprowadza się wstępne i regularne szkolenia z zakresu objętego Procedurą. W szczególności pracownicy i współpracownicy zostają poinformowani o procedurze w czasie onboardingu.

5. Procedura wchodzi w życie z dniem 25 września 2024, tj. po upływie 7 dni od dnia podania go do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty u Pracodawcy.

6. Procedura zostanie opublikowana w sposób przyjęty u Pracodawcy, tj. poprzez udostępnienie w Sharepoincie oraz wysłanie komunikatu przez aplikację Microsoft Teams. Informacja o Procedurze będzie też dostępna na stronie internetowej Pracodawcy i będzie załączana do każdego ogłoszenia rekrutacyjnego (np. w formie linku do strony).

Klauzula informacyjna dla sygnalisty

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest VM.PL Sp. z o. o. z siedzibą we Wrocławiu przy ul. T. Kościuszki 82, 50-441 Wrocław, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000201477, NIP: 8951811558, REGON: 932985224, kapitał zakładowy w wys. 116 400 zł (zwana dalej „Administratorem” lub „VM.PL”).
W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych należy kontaktować się mailowo pod adresem: rodo@vm.pl lub na adres siedziby Administratora wskazany w ust. 1.
Pani/Pana dane osobowe przetwarzane w przypadku dokonania przez Panią/Pana zgłoszenia wewnętrznego zgodnie z Procedurą zgłoszeń wewnętrznych w VM.PL. Pani/Pana dana osobowe w zakresie wynikającym ze zgłoszenia i innych informacji podanych w czasie realizacji zgłoszenia będą przetwarzane w celu obsługi zgłoszenia i spełnienia prawnych obowiązków nałożonych na Administratora. Podstawą przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest:
1. art. 6 ust. 1 lit. c) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.) – dalej RODO, tj. obowiązek administratora, w związku z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928), w celu realizacji zadań związanych obsługą zgłoszeń wewnętrznych;
2. art. 9 ust. 2 lit. g) RODO w związku z przepisami ustawy o ochronie sygnalistów, jeżeli takie dane osobowe zawarte są w zgłoszeniu sygnalisty;
3. art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – może Pani/Pan wyrazić zgodę na ujawnienie danych osobowych umożliwiających ustalenie Pani/Pana tożsamości. W przypadku wyrażenia zgody, Administrator będzie informował osoby wskazane w zgłoszeniu o podaniu przez Panią/Pana ich danych (w ramach realizacji obowiązku informacyjnego z art. 14 RODO lub ramach realizacji przez te osoby prawa dostępu do danych osobowych, chyba, że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości. W przypadku braku zgody, osobom wskazanym w zgłoszeniu zostanie przekazana informacja bez podania źródła danych.
Dane osobowe będą udostępniane wyłącznie podmiotom uprawnionym do ich przetwarzania na podstawie przepisów prawa. Dane osobowe będą udostępnione podmiotom zapewniającym, na podstawie umów zawartych przez administratora, obsługę działalności administratora (np. dostawcy usług informatycznych). Dane osobowe mogą być udostępnione podmiotom zewnętrznym wspierającym administratora w zakresie przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych. Dane osobowe będą udostępniane odrębnym administratorom, tj. właściwym organom, w przypadku podejmowania działań następczych.
Dane osobowe będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpoznania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego ich zebrania są w terminie 14 dni od ustalenia, że nie mają znaczenia dla sprawy, usuwane.
W związku z przetwarzaniem przez nas danych osobowych ma Pani/Pan prawo do:
1. żądania dostępu do swoich danych osobowych;
2. żądania sprostowania swoich danych osobowych;
3. żądania usunięcia;
4. żądania ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych;
5. żądania przeniesienia danych osobowych;
6. wycofania zgody, o której mowa w ust. 3 lit. c,
7. wniesienia sprzeciwu co do przetwarzania Pani/Pana danych;
8. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w razie uznania, że przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy prawa.

Informujemy jednak, że zgłoszone żądania realizacji ww. praw będą oceniane w świetle przepisów RODO i w związku z tym nie gwarantujemy ich wykonania w każdym przypadku. Cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem czynności, których dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne do zgłoszenia naruszenia prawa. Niepodanie danych osobowych może skutkować zakwalifikowaniem zgłoszenia jako anonimowe i pozostawieniem bez rozpatrzenia.
Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystywane w celu dokonywania profilowania, w tym do zautomatyzowanego podejmowania decyzji.
W zakresie danych przetwarzanych na potrzeby obsługi zgłoszeń wewnętrznych dokonanych zgodnie z Procedurą zgłoszeń wewnętrznych w VM.PL nie przekazujemy Pani/Pana danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG).

Informacja o Procedurze Sygnalistów