Przetwarzanie dokumentów z użyciem AI

Nowy standard automatyzacji procesów księgowych

Inteligentne API wspierane przez OCR i NLP umożliwia automatyczny odczyt i księgowanie faktur kosztowych — niezależnie od języka, formatu czy źródła. Zbudowane z myślą  o dużych organizacjach operujących międzynarodowo w erze cyfrowych finansów.

Dlaczego przetwarzanie dokumentów z użyciem AI ma znaczenie?

Tradycyjne przetwarzanie faktur to godziny ręcznej pracy księgowych, duże koszty i ryzyko błędów. Nasze API AI zmienia to podejście: zamiast skanowania i kopiowania danych — inteligentna analiza dokumentu, automatyczne przypisanie kosztów i integracja z systemami DMS/ERP. To prawdziwy przełom operacyjny dla firm mierzących się  z tysiącami faktur miesięcznie.

Realne bariery, które blokowały efektywność

Różnorodność dokumentów

Firmy spotykały się na co dzień z fakturami w wielu językach, walutach i formatach — każdy dostawca używał innego układu dokumentów.

Niska skuteczność OCR

Sam tekst to za mało — potrzebna była semantyczna analiza danych i kontekstów.

Brak danych projektowych

Często brakowało jasnych numerów projektów na fakturach, co utrudniało przypisania kosztów.

Kosztowne ręczne procesy

Duży zespół księgowy tracił czas na powtarzalne działania, które można zautomatyzować.

Jak to rozwiązuje nasza technologia?

Automatyzacja do 90%

Redukcja pracy ręcznej do minimum — weryfikacja tylko w przypadku niepewnych danych.

Integracja z DMS i ERP

Dane trafiają automatycznie do systemów klienta w ustrukturyzowanej formie (JSON).

Obsługa dowolnych formatów

Skan, zdjęcie, faks — system rozpoznaje strukturę i dane niezależnie od układu.

Znaczące oszczędności

Nawet 8x niższy koszt faktury w porównaniu  do rozwiązań SaaS.

Wielojęzyczny model AI

Skuteczność w językach takich jak grecki, węgierski czy niemiecki.

Szybsze raportowanie

Dane kosztowe dostępne przed zakończeniem miesiąca — większa kontrola nad finansami.

Elastyczność  i konfiguracja

Użytkownicy mogą definiować własne reguły ekstrakcji danych — w trybie samoobsługowym.

Wdrożenie automatycznej obsługi dokumentów i faktur z wykorzystaniem modeli językowych metodologią 4D

Nasze podejście nie polega tylko na dostarczeniu technologii. Wspólnie z klientem przechodzimy przez sprawdzony proces 4D, który zapewnia bezpieczeństwo, pełne dopasowanie i realną wartość biznesową:

Discovery – poznajemy Twoją rzeczywistość

Zaczynamy od analizy obecnych procesów, dokumentów i systemów. Przeglądamy typowe faktury, ścieżki obiegu dokumentów, punkty ręcznej interwencji. Celem jest pełne zrozumienie Twoich potrzeb, ograniczeń i celów automatyzacji.

Definition – projektujemy rozwiązanie dopasowane  do Ciebie

Na podstawie zebranych informacji projektujemy strukturę API, modele AI, schemat ekstrakcji danych oraz reguły przypisania do projektów i kont księgowych. Ustalamy wspólnie KPI wdrożenia i zakres integracji.

Delivery – implementujemy  i testujemy

Budujemy i uruchamiamy rozwiązanie w środowisku testowym. Przeprowadzamy szkolenia dla użytkowników i administratorów. Wspólnie z Twoim zespołem testujemy różne scenariusze faktur (języki, formaty, źródła) i doskonalimy model AI.

Direction – skalujemy, monitorujemy, rozwijamy

Po wdrożeniu aktywnie wspieramy dalszy rozwój rozwiązania. Monitorujemy skuteczność ekstrakcji, reagujemy na zmiany formatów faktur i w razie potrzeby dostosowujemy modele AI. Możemy też wspierać Cię w rozwoju integracji z dodatkowymi systemami (ERP, BI, workflow).

Co zyskujesz, współpracując z nami?

Pełna kontrola nad kosztami i danymi
Redukcja błędów i przestojów w księgowaniu
Dostosowanie do Twojej branży i języka
Zgodność z procesami finansowymi i audytowymi
Realne oszczędności operacyjne już od pierwszego miesiąca

Gdzie znajduje zastosowanie przetwarzanie dokumentów z AI?

Firmach obsługujących dużą liczbę faktur miesięcznie – niezależnie od źródła, formatu i języka.

Organizacjach działających na wielu rynkach równocześnie, z rozproszonymi centrami kosztów i projektami międzynarodowymi.

Branżach takich jak budownictwo, logistyka, usługi profesjonalne i retail – gdzie procesy finansowe są złożone i mocno zależne od dokumentów kosztowych.

Firmach inwestujących w cyfryzację, automatyzację back-office oraz integrację DMS/ERP z inteligentnym przetwarzaniem danych.

Działach finansowych, które potrzebują szybkiego dostępu do danych kosztowych i raportów — jeszcze przed końcem okresu rozliczeniowego.

Przetwarzanie dokumentów z użyciem AI pozwala przejść od ręcznego, fragmentarycznego przetwarzania do zintegrowanego, skalowalnego procesu. Dzięki połączeniu OCR, NLP i elastycznego API, umożliwia pełną automatyzację odczytu i księgowania faktur — niezależnie od ich źródła. To fundament nowoczesnych finansów operacyjnych, w pełni zgodny z duchem transformacji cyfrowej.

Przetwarzanie dokumentów z użyciem AI to idealne rozwiązanie dla firm, które chcą zautomatyzować przetwarzanie faktur w wymagającym, międzynarodowym środowisku. Przekonaj się, jak automatyzacja może odmienić finanse w Twojej organizacji.

FAQ

Nasze rozwiązanie to inteligentne API wspierane przez technologie OCR i NLP, które umożliwia automatyczny odczyt, interpretację oraz księgowanie faktur kosztowych – niezależnie od formatu, języka czy źródła dokumentu. System rozpoznaje dokumenty w formie skanów, zdjęć, PDF-ów czy faksów i przekształca je w ustrukturyzowane dane gotowe do integracji z systemami DMS lub ERP. W przeciwieństwie do tradycyjnych narzędzi OCR, nasze podejście opiera się na głębokim zrozumieniu kontekstu dokumentu i dopasowaniu go do konkretnych procesów finansowych.

Automatyzacja z wykorzystaniem naszego API pozwala zredukować pracę ręczną nawet o 90%, co przekłada się na ogromne oszczędności operacyjne już od pierwszego miesiąca użytkowania. Dzięki lepszej jakości danych i pełnej integracji z systemami ERP, firmy mogą szybciej generować raporty, ograniczyć błędy, skrócić czas obiegu dokumentów oraz zapewnić większą kontrolę nad procesami finansowymi. To także możliwość skalowania procesów bez konieczności proporcjonalnego zwiększania zespołów księgowych.

Wdrożenie przebiega zgodnie z naszą metodologią 4D, która zapewnia maksymalne dopasowanie do realiów klienta. Zaczynamy od etapu Discovery, w którym analizujemy obecne procesy i dokumenty. Następnie, w fazie Definition, projektujemy API, modele ekstrakcji danych i ustalamy KPI wdrożenia. W kroku Delivery konfigurujemy system, prowadzimy testy i szkolenia użytkowników, a po uruchomieniu – w ramach Direction – monitorujemy działanie, dostosowujemy modele AI i wspieramy rozwój rozwiązania. Każdy etap realizujemy wspólnie z zespołem klienta.

Tak, nasze API zostało zaprojektowane z myślą o elastyczności i pełnej integracji z różnorodnymi systemami DMS i ERP. Dane z faktur są przekazywane w ustrukturyzowanej formie (np. JSON), co pozwala bezproblemowo włączyć je w obieg dokumentów klienta. Dodatkowo, użytkownicy mogą samodzielnie definiować reguły ekstrakcji danych – dzięki czemu system można dopasować zarówno do specyfiki branży, jak i wewnętrznych wymogów finansowych czy audytowych.

Wdrożenie naszego systemu nie wymaga rozbudowanej infrastruktury ani zaawansowanych zmian po stronie klienta. Kluczowym elementem jest dostęp do środowiska, w którym można zintegrować API – może to być system on-premise lub chmurowy. Zapewniamy pełne wsparcie zespołu technicznego oraz dokładną dokumentację integracyjną. Nasze API obsługuje wszystkie popularne standardy danych, co ułatwia jego połączenie z dowolnym środowiskiem IT.

Bezpieczeństwo danych jest dla nas priorytetem. Rozwiązanie może działać w modelu on-premise lub w wybranej przez klienta chmurze, zgodnie z obowiązującymi regulacjami i polityką bezpieczeństwa IT. Dane przetwarzane przez system nie są udostępniane stronom trzecim i są chronione w ramach szyfrowanej komunikacji. Dodatkowo oferujemy możliwość audytów bezpieczeństwa oraz konfiguracji dostępu zgodnie z wymaganiami działów finansowych i compliance.

Tak, umożliwiamy uruchomienie rozwiązania w środowisku testowym, w ramach fazy pilotażowej. Podczas testów analizujemy różne typy dokumentów (np. faktury w różnych językach i formatach) oraz konfigurujemy modele AI w oparciu o rzeczywiste scenariusze Twojej organizacji. Celem jest sprawdzenie skuteczności ekstrakcji, integracji oraz ocena realnej wartości rozwiązania w praktyce – jeszcze przed jego pełną implementacją.

Po wdrożeniu zapewniamy pełne wsparcie techniczne i operacyjne. Monitorujemy działanie systemu, dostosowujemy modele AI w odpowiedzi na nowe typy dokumentów oraz wspieramy rozwój kolejnych integracji. Nasz zespół jest dostępny zarówno dla działów IT, jak i dla użytkowników końcowych. Regularnie aktualizujemy modele językowe oraz zapewniamy wsparcie w zakresie optymalizacji procesów przetwarzania dokumentów.

Firmy korzystające z naszego rozwiązania notują nawet 8-krotne obniżenie kosztów przetwarzania faktury w porównaniu do tradycyjnych rozwiązań SaaS. Znacząco skracają czas księgowania i ograniczają błędy związane z ręcznym wprowadzaniem danych. Dzięki raportowaniu w czasie rzeczywistym, zespoły finansowe mają szybciej dostęp do danych kosztowych, co przekłada się na większą kontrolę nad finansami i lepsze decyzje zarządcze.

Nasze rozwiązanie znajduje zastosowanie wszędzie tam, gdzie miesięcznie przetwarza się dużą liczbę faktur kosztowych – niezależnie od ich języka, formatu czy źródła. Świetnie sprawdza się w firmach działających międzynarodowo, w branżach takich jak budownictwo, logistyka, retail, usługi doradcze czy produkcja. W szczególności pomaga organizacjom z rozproszonymi centrami kosztów, projektami zagranicznymi i wysokimi wymaganiami dotyczącymi szybkości raportowania.

Usługi AI

Usługi

Produkty dla produkcji

Wszystkie Case Study

Wszystkie Blogi