Spis treści
Czym jest strategia migracji systemu ERP?
Strategia migracji ERP (Enterprise Resource Planning) to kompleksowy plan i zestaw wytycznych, które organizacja opracowuje i których przestrzega podczas przechodzenia z jednego systemu ERP na inny. Niekiedy też obejmuje technologiczną migrację w związku z refaktoryzacją kodu, który może być przestarzały lub nieaktualizowany. Strategia ta zapewnia płynne, dobrze zorganizowane i udane przejście przy jednoczesnym zminimalizowaniu zakłóceń w działalności biznesowej. Przykładem może być wsparcie naszego niemieckiego klienta w migracji ze starego języka RPG na Java oraz migracja danych jego klientów. Wymagało to wnikliwego konsultingu oraz dewelopmentu programistów. Przekrojowo konsultant spędził z Klientem i jego systemem 60% czasu, a 40% poświęcono na rozwój oprogramowania w nowej technologii i testy. Co za każdym razem bierze pod uwagę konsultant przy omawianiu strategii migracji technologicznej? Omówmy kilka spraw.Ocena obecnego stanu systemu ERP
Przed przystąpieniem do projektu migracji należy przeprowadzić kompleksową analizę istniejącego systemu ERP. Zrozumienie jego mocnych i słabych stron, w tym jego funkcjonalności, struktur danych i punktów integracji zapewni cenny wgląd w to, jakie są potrzeby nowego systemu. Taka ocena systemu jest istotna, ponieważ z doświadczenia wiemy, że im więcej modułów jest z jednego systemu, tym migracja jest łatwiejsza. Niestety niekiedy mamy do czynienia z wieloma interfejsami różnych modułów, które musiały być integrowane w jednym ERP. W takiej sytuacji może to wywoływać dodatkowe problemy. Ważne jest przeanalizowanie, jak dalece obecny system ERP jest specjalnie dostosowywany. Jeśli zbyt wiele funkcjonalności było dostosowanych pod potrzeby klienta, to w momencie awarii, zwykły analityk nie może mu pomóc, bo to są programy specjalne. Wtedy z pomocą musi przyjść developer. Trzeba wziąć pod uwagę złożoność procesów biznesowych. Jeśli procesy są bardzo unikalne lub skomplikowane, może być konieczne dostosowanie systemu ERP do konkretnych potrzeb, tylko trzeba pamiętać, by taką customizację budować z umiarem.Zdefiniowanie celów
Jasno określ cele migracji do systemu ERP. Czy dążysz do poprawy wydajności, zwiększenia dokładności danych lub usprawnienia procesów? Dobrze zdefiniowane cele pomogą w podejmowaniu decyzji podczas całego procesu migracji.- Elastyczność: Na przykład może chcesz ograniczyć ręczne wprowadzanie danych lub liczbę błędów, tworząc niestandardowe przepływy pracy lub walidacje? Być może chcesz ulepszyć swoje możliwości raportowania lub analizy, tworząc niestandardowe pulpity nawigacyjne lub raporty? A może istnieje potrzeba integracji z oprogramowaniem strony trzeciej, które nie jest kompatybilne z Twoim systemem ERP, potrzebujesz dodać nowe funkcje lub funkcjonalności, które nie są dostępne w Twoim systemie?
- Przyszły rozwój: Pomyśl o planach rozwoju swojej organizacji. Czy system ERP będzie musiał skalować się wraz z firmą? Dostosowywanie systemu ERP może spowodować, że będzie on niezgodny z przyszłymi aktualizacjami oprogramowania dostarczanymi przez dostawcę, co może mieć wpływ na jego funkcjonalność, bezpieczeństwo lub wydajność. Może to również utrudnić migrację na nowy system lub platformę w przyszłości.
Budżet i czas wdrożenia
Warto dokładnie obliczyć, jaka opcja jest korzystniejsza cenowo, czy migracja ze starego systemu na nowy, czy zakup całkiem nowego systemu i jego wdrożenie. Większość klientów, z którymi pracujemy, decyduje się na migrację. Niesie to ze sobą pozytywne rezultaty, ponieważ system jest wtedy szybszy i wydajniejszy. Co więcej, dane przedsiębiorstwo zna swoje potrzeby i oczekiwania, więc jest to oszczędniejsze, jeśli chodzi o organizację czasu. Nie wymaga również wielu godzin szkoleń, ponieważ pomimo migracji technologicznej, ścieżka działania jest podobna.Planowanie migracji danych
Dane są siłą napędową każdej organizacji. Należy skrupulatnie zaplanować migrację danych, tak aby zapewnić dokładność i spójność w nowym systemie. Migracja danych to złożone i czasochłonne zadanie, które wymaga szczególnej uwagi. Planowanie migracji danych i jej roli w specjalnie dostosowanym ERP jest ważne, bo firma musi być świadoma, jaki to ma wpływ na inne moduły i czy na skutek określonych zmian i wdrożenia dodatkowych funkcjonalności nie wpłynie to na płynność działań operacyjnych.Dostosowanie a standaryzacja
Są firmy, które oferują standardowy system ERP i wykonują tylko niezbędną ilość poprawek dostosowanych do systemu klienta. Z drugiej strony inne organizacje oferują system ERP praktycznie w postaci “białej kartki”, na której zostanie napisane wszystko, czego potrzebuje klient, czyli dają system bazowy i rozbudowują go według indywidualnych potrzeb. Obie opcje mają swoje zalety i wady, a wybór powinien być zgodny z konkretnymi potrzebami, zasobami i celami organizacji. Jeśli architektura systemu jest przestarzała, w dodatku mocno dostosowywana, przez “doklejanie kodu” przez lata w różnej jakości. można dojść do wniosku, że to jest taki zlepek technologiczny, który należy zbudować w inny sposób pod względem architektury. Podczas gdy personalizacja pomaga w dostosowaniu systemu do unikalnych procesów, może również zwiększyć ich złożoność Warto zrównoważyć personalizację ze standaryzacją, aby znaleźć odpowiednie rozwiązanie dla swojej organizacji.
Zarządzanie zmianą
Udana migracja do systemu ERP wymaga zaangażowania i wsparcia ze strony pracowników. Koniecznie trzeba opracować solidną strategię zarządzania zmianą, która obejmuje plany komunikacji, programy szkoleniowe i zaangażowanie użytkowników końcowych. Szkolenia powinny być przygotowane dla użytkowników z wyprzedzeniem, powinny się zacząć wiele miesięcy przed uruchomieniem nowej wersji systemu. Biorą w nich udział kierownicy działów i inni kluczowi użytkownicy korzystający z programu. Firma wdrożeniowa powinna tak zaprojektować informacje, które są przekazywane w trakcie szkoleń, aby dokumentacja nie była zbyt trudna pod względem technicznym, lecz dostosowana do formy odbioru przez użytkowników. Dzięki takim działaniom opór wobec nowego systemu będzie dużo niższy, co ma kluczowe znaczenie dla płynnego przejścia na nowy system.Czas wdrożenia
Opóźnienia wdrożenia nowego czy też zaktualizowanego systemu pojawiają się często, dlatego trzeba opracować realistyczny harmonogram, który je uwzględnia i zapewnia minimalne zakłócenia w działalności. Dostosowanie systemu do indywidualnych potrzeb może znacznie wydłużyć czas wdrożenia systemu ERP. Jeśli czas jest czynnikiem krytycznym, standardowy system może być szybszy do wdrożenia. Z doświadczenia wiemy, że wdrożenie lub migracja systemu ERP w pełnym procesie może trwać od 6 miesięcy do 2 lat w zależności od wielkości organizacji oraz stopnia skomplikowania procesów.Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami
Bezpieczeństwo danych i zgodność z przepisami branżowymi nie podlegają negocjacjom. Zawsze trzeba mieć pewność, że nowy lub zmigrowany system ERP spełnia niezbędne standardy bezpieczeństwa i jest zgodny z wymogami prawnymi w Twojej branży.Testowanie i zapewnienie jakości
W każdym kontrakcie z firmą wdrożeniową jest zawarta informacja o testowaniu oprogramowania. Jest to niezbędne, aby przed uruchomieniem systemu zidentyfikować i rozwiązać wszelkie problemy lub błędy krytyczne, aby zapobiec zakłóceniom w działalności firmy. Zespół deweloperski i konsultingowy VM.PL przywiązuje ogromną wagę do testów oprogramowania, zarówno manualnych, jak i automatycznych. Niejednokrotnie testowanie nowego systemu trwa równolegle jeszcze z działaniem poprzedniej wersji, tak, żeby środowisko systemu było pewne na 95%, w tym celu wykonujemy przekrojowe testy systemu. Dzięki temu mamy pewność, że nowa wersja oprogramowania zadziała sprawnie. Dużą pomocą w testach jest też rola doświadczonych użytkowników systemu, którzy w fazie końcowej znajdowali jeszcze błędy. Wynika to z faktu, że konsultant pracuje według scenariusza, a pracownicy każdy element systemu znają z praktyki, dzięki czemu przed uruchomieniem systemu głównego udaje się rozwiązać potencjalne zagrożenia.Wsparcie po migracji
Zaplanuj wsparcie i konserwację po migracji. Należy opracować strategię obsługi problemów, aktualizacji i ciągłej optymalizacji systemu ERP.- Doświadczenie wewnętrzne: Należy ocenić wewnętrzne kompetencje organizacji w zakresie IT i ERP. Jeśli system jest customizowany, ważne jest, żeby była w zespole firmy osoba, która zna dokładnie proces dostosowywania systemu. Można to zilustrować przykładem: Jeśli np. dzisiaj, usiądziesz do klasycznego laptopa, to wiesz, gdzie jest przycisk ON, jakie są jego funkcje, gdzie się znajduje. Jeśli sobie indywidualnie pozmieniam miejsce tego przycisku, to ktoś inny nie uruchomi laptopa. Dlatego przy specjalnie dostosowywanych funkcjach systemu ERP niezbędny jest zapewniony serwis i dobrze opisana dokumentacja techniczna.
- Wsparcie dostawcy: Należy rozważyć poziom wsparcia i usług świadczonych przez dostawcę ERP zarówno w zależności od dobranych rozwiązań. Jeśli są to rozwiązania standardowe to konsultant, który zna wszystkie wymagania, z pewnością pomoże rozwiązać problem. Jeżeli firma wprowadza kilka modułów np. w firmach, np. wprowadza moduł produkcyjny, magazynowy i dyspozycyjny, a do tego jest to customizowane pod potrzeby firmy, ważne jest wsparcie doświadczonych developerów pracujących przy projekcie.
Wnioski
Migracja ze starszych systemów ERP jest złożonym przedsięwzięciem, które wymaga starannego planowania i realizacji. Biorąc pod uwagę powyższe krytyczne czynniki, organizacje mogą skuteczniej poruszać się po procesie migracji i w pełni wykorzystać potencjał swoich nowych systemów ERP. Przed dostosowaniem systemu lub migracją do nowszej wersji systemu ERP weź pod uwagę:- Ocenę sytuacji i cele oraz konsulting z interesariuszami, dostawcami i programistami.
- Różnicę między dostosowaniem a standardem: Dostosuj swój system ERP, jeśli masz unikalne potrzeby biznesowe, których nie jest w stanie spełnić standardowe oprogramowanie, a zalety przeważają nad wadami. Unikaj dostosowywania, jeśli możesz dostosować swoje procesy biznesowe do standardowego oprogramowania, a wady przeważają nad zaletami.
