API do odczytu i księgowania faktur kosztowych

Firma realizująca kompleksowe projekty na wielu rynkach, obsługująca dziesiątki inwestycji w różnych krajach równocześnie. Co miesiąc mierzy się z przetwarzaniem tysięcy faktur kosztowych w różnych językach i formatach. 

Do klienta co miesiąc spływały tysiące faktur od kontrahentów z całego świata – w różnych językach, formatach i walutach. Różnice w układzie dokumentów (np. każda firma inaczej przedstawia pozycje i sumy) sprawiały, że automatyczne odczytywanie informacji z faktur było zawodne. Poprzez OCR udawało się uzyskać tekst, ale wyciągnięcie konkretnych danych (kwoty netto/brutto, podatki, numery projektów) wymagało często ręcznej pracy księgowych, zwłaszcza gdy faktura była np. po grecku czy węgiersku.

Istotne było także poprawne przypisanie kosztu do odpowiedniego projektu wewnętrznego – kontrahenci nie zawsze jasno podawali numer projektu lub umowy. Klient potrzebował rozwiązania, które umożliwi pełną automatyzację przetwarzania faktur – niezależnie od formatu i źródła – oraz integrację z własnym systemem DMS.

Klient zdecydował się na własne rozwiązanie sztucznej inteligencji typu OCR + NLP, dopasowane do jego potrzeb.

• Opracowaliśmy API webowe przyjmujące pliki z fakturami (skany PDF lub nawet zdjęcia/faksy). Każda nowa faktura jest najpierw przekształcana na tekst za pomocą mechanizmu OCR, a następnie specjalnie wytrenowany model AI analizuje zawartość tekstu.
• Model został nauczony rozpoznawania kluczowych informacji niezależnie od formatu – potrafi znaleźć sekcję z danymi sprzedawcy i nabywcy, odczytać pozycje i wartości, zidentyfikować stawkę VAT oraz wychwycić numer projektu (szukając ciągów znaków przypominających ustalone wzorce, zarówno w treści pozycji, nagłówkach, jak i notatkach).
• Użytkownicy (dział księgowości) mogą poprzez dodatkowy interfejs samodzielnie definiować, jakie dane mają być wyodrębniane. To szczególnie ważne przy zmieniających się realiach biznesowych.
• Po przetworzeniu dokumentu API zwraca ustrukturyzowane dane w formacie JSON – gotowe do zaimportowania do wewnętrznego systemu finansowego. W tym przypadku wyniki były wczytywane do systemu obiegu dokumentów (DMS) firmy, który dalej obsługiwał akceptację i księgowanie.

• Automatyzacja aż o 90% pracy związanej z odczytywaniem danych z faktur – ręczna weryfikacja jest stosowana już tylko wtedy, gdy istnieje ryzyko niepewnego odczytu danych.
• Skrócenie czasu księgowania faktur – z kilku dni do kilkunastu minut od momentu wpłynięcia dokumentu.
• Znaczące oszczędności finansowe – koszt obsługi jednej faktury spadł kilkukrotnie w porównaniu do rozwiązań SaaS dostępnych na rynku.
• Pełna zgodność z wymaganiami klienta – elastyczne API dostosowane do zmiennych układów faktur i międzynarodowego kontekstu.
• Sprawniejsze raportowanie finansowe – dział finansów miał dostęp do większości danych kosztowych przed końcem miesiąca.
• Obsługa faktur w wielu językach i formatach – model AI poradził sobie także z mniej popularnymi językami (np. grecki, węgierski).

Zaprojektowane przez nas rozwiązanie, z pełną integracją z systemem DocuWare, okazało się aż ośmiokrotnie tańsze niż porównywalna oferta globalnego dostawcy usług e-księgowych. Klient zyskał pełną funkcjonalność przy ułamku kosztów, bez kompromisów w zakresie bezpieczeństwa i automatyzacji procesów.

Własne API AI umożliwiło firmie odejście od niedoskonałych, kosztownych narzędzi zewnętrznych. Dzięki automatyzacji proces stał się szybszy, tańszy i dokładniejszy, a dział finansowy zyskał realne wsparcie w rozliczaniu złożonych projektów międzynarodowych.