Chatbot sprzedażowy jako wsparcie obsługi klienta

Producent złożonych komponentów przemysłowych, kierujący swoją ofertę do klientów B2B poprzez stronę internetową. Poszukiwał rozwiązania, które pozwoli na szybszą obsługę zapytań, kwalifikację leadów oraz edukację klientów o możliwościach produktów.

Działy sprzedaży często otrzymują liczne zapytania od potencjalnych klientów poprzez stronę internetową – pytania o szczegóły produktów, dostępność, opcje konfiguracji, ceny, itp. Odpowiadanie na każde takie pytanie indywidualnie przez pracownika jest czasochłonne, a poza godzinami pracy firmy osoba zainteresowana ofertą firmy — pozostaje bez odpowiedzi.

Nasz klient poszukiwał sposobu, aby szybko obsłużyć podstawowe pytania klientów online i zachęcić ich do dalszego kontaktu, jednocześnie zbierając leady sprzedażowe. Ważne było też edukowanie klientów o ofercie – często nie znali oni wszystkich możliwości produktu lub oczekiwali doradztwa.

Firma potrzebowała narzędzia, które:

• zapewni natychmiastową i rzetelną obsługę zapytań,
• będzie dostępne 24/7,
• automatycznie gromadzi i kwalifikuje leady,
• edukuje klientów w sposób dopasowany do ich potrzeb.

Wdrożyliśmy chatbota opartego na AI na stronie www firmy. Bot został wypełniony wiedzą o ofercie – otrzymał dostęp do katalogu produktów, specyfikacji technicznych, cenników i najczęściej zadawanych pytań. Dzięki technikom przetwarzania języka naturalnego chatbot potrafi rozmawiać z klientem jak doradca. Na pytania typu „Czym różnią się modele X i Y?” lub „Który produkt będzie najlepszy do zastosowania Z?” udziela szczegółowych, a jednocześnie zrozumiałych odpowiedzi, cytując konkretne dane z dokumentacji.

System wykorzystuje trzy modele AI:

• GPT-4o-mini jako router/kwalifikator pytań, który kieruje użytkownika do odpowiedniego źródła wiedzy;
• GPT-4.1 do obsługi prostych zapytań produktowych;
• model o3 (reasoning model) do analiz złożonych przypadków, wymagających pogłębionych wniosków i argumentacji.

Wiedza produktowa osadzona została w wektorowej bazie danych Qdrant, pierwotnie hostowanej lokalnie na serwerach klienta. W związku z potrzebą dalszego rozwoju, rozwiązanie zostało zintegrowane z usługami Microsoft, w tym z platformą Azure. System obsługuje uwierzytelnianie poprzez Microsoft Entra ID, co umożliwia bezpieczne i wygodne rozszerzenie funkcjonalności na kanały komunikacji wewnętrznej (Teams, Skype) oraz integrację na stronach wymagających logowania.

Gdy klient wyrazi zainteresowanie, bot może zaproponować przesłanie materiałów – wtedy prosi o adres e-mail. Po uzyskaniu zgody, automatycznie wysyła na podany e-mail pakiet informacji (np. broszurę PDF, ofertę handlową) dopasowany do tematu rozmowy. Jednocześnie informacja o takim potencjalnym kliencie (oraz zapis rozmowy) trafia do CRM działu sprzedaży, dzięki czemu handlowcy mogą niezwłocznie podjąć kontakt personalny.

• Obsługa zapytań 24/7 – chatbot odpowiada natychmiast, również poza godzinami pracy pracowników.
• Większe zaangażowanie odwiedzających stronę — użytkownicy znajdą na stronie informacje, które rozwieją ich wątpliwości, dlatego spędzają na niej więcej czasu.
• Więcej wartościowych rozmów sprzedażowych — bot kwalifikuje leady, zbierając tylko realnie zainteresowane osoby.
• Oszczędność czasu pracowników — chatbot przejmuje odpowiedzi na powtarzalne pytania, dzięki czemu handlowcy mogą skupić się na finalizacji sprzedaży.

Chatbot sprzedażowy stał się nowoczesnym wsparciem dla działu handlowego. Nie tylko automatyzuje pierwszy kontakt z klientem, ale też kwalifikuje leady, udziela precyzyjnych odpowiedzi i poprawia ogólne doświadczenie klienta. To narzędzie, które realnie zwiększa skuteczność ofertowania – bez zwiększania kosztów operacyjnych.