AI/ML 
Rozwój oprogramowania 
Jak skróciliśmy analizę 13 ofert ERP z miesiąca do 3 dni
Klient
Klientem jest europejski producent z branży przetwórstwa metali, zatrudniający kilkaset osób i działający w kilku lokalizacjach w Europie Środkowej. Firma rozpoczęła proces wyboru nowego systemu ERP, który miał odpowiadać na wymagania związane z kluczowymi procesami produkcyjnymi i wspierać dalszy rozwój organizacji.
W ramach postępowania klient otrzymał oferty od kilkunastu dostawców. Każda z nich różniła się strukturą, sposobem opisywania funkcjonalności, poziomem szczegółowości i podejściem do kosztów. Zadaniem VM.PL było wsparcie klienta w przygotowaniu procesu wyboru systemu, a następnie w przeprowadzeniu analizy ofert według wspólnego i możliwego do obrony standardu.
Wyzwanie
Przy kilkunastu dostawcach największym problemem okazało się zachowanie porównywalności ocen. Informacje dotyczące tego samego wymagania mogły znajdować się w różnych miejscach: kwestionariuszu, dokumentacji koncepcyjnej, załącznikach albo materiałach przedstawianych podczas prezentacji. Poszczególni dostawcy odpowiadali też na wymagania z różnym poziomem szczegółowości.
Przy ręcznej analizie łatwo w takiej sytuacji o różnice interpretacyjne. Podobna deklaracja jednego dostawcy może zostać oceniona inaczej niż odpowiedź konkurenta, szczególnie gdy nad analizą pracuje kilka osób. Trudniej również wychwycić sprzeczności pomiędzy różnymi fragmentami tej samej oferty.
Dodatkowym problemem była analiza kosztowa. Cena przedstawiona w ofercie nie zawsze odzwierciedla rzeczywisty koszt wdrożenia. Trzeba było uwzględnić także elementy takie jak zaangażowanie zespołu klienta, brakujące integracje czy realny koszt szkoleń.
Proces miał jeszcze jedno istotne ograniczenie: ocena konkretnego dostawcy mogła opierać się wyłącznie na materiałach dostarczonych przez tę firmę.
W przypadku wykorzystania modeli językowych ma to szczególne znaczenie. Model posiada ogólną wiedzę o popularnych systemach ERP i może próbować uzupełniać brakujące informacje na podstawie tego, jak dane rozwiązanie zazwyczaj działa. W formalnym procesie wyboru systemu prowadziłoby to do błędnej oceny produktu zamiast konkretnej oferty.
Dlatego brak odpowiedzi musiał pozostać brakiem odpowiedzi i zostać przekazany do dalszej weryfikacji.
Rozwiązanie
Rozpoczęliśmy od przygotowania podstaw procesu wyboru ERP. Zespół opracował katalog wymagań i dokumentację przetargową, zdefiniował najważniejsze scenariusze procesowe, które dostawcy mieli zaprezentować, oraz wspólnie z klientem przygotował ważoną macierz oceny.
Dopiero na tej podstawie zastosowano narzędzie oparte na modelu językowym, uzupełnione o autorską warstwę metodyczną i procesową VM.PL. Nie była to gotowa platforma do wyboru systemów ERP ani proste przekazanie dokumentów do modelu językowego. Rozwiązanie łączyło komercyjny model klasy enterprise z własną metodyką oceny, ustrukturyzowanym schematem analizy oraz zestawem skryptów przetwarzających odpowiedzi dostawców i generujących raporty według tego samego standardu.
Narzędzie wspierało między innymi:
- analizę kwestionariuszy wymagań, opisów koncepcji i materiałów uzupełniających,
- ocenę zgodności ofert z wymaganiami dotyczącymi kluczowych procesów produkcyjnych,
- porównanie wszystkich dostawców według tej samej struktury,
- identyfikację kosztów niewidocznych bezpośrednio w cenie oferty,
- wykrywanie ryzyk, braków i niespójności wymagających dalszej weryfikacji,
- przygotowanie rankingu porównawczego i materiałów dla kierownictwa.
Dla każdego dostawcy powstawał osobny raport doradczy, liczący około 20 stron i zachowujący tę samą strukturę. Pozwalało to porównywać oferty według jednolitych zasad zamiast zestawiać ze sobą analizy przygotowane w różny sposób.
Proces nie był w pełni automatyczny. Elementy, które nie spełniały oczekiwanego standardu jakości, były poprawiane ręcznie. Końcowa punktacja była zatwierdzana wspólnie z zespołem klienta podczas warsztatów, a decyzja o wyborze dostawców pozostawała po stronie ludzi. AI wspierało analizę, ale nie podejmowało decyzji biznesowej.
Istotnym elementem rozwiązania była także możliwość ponownego przeliczenia analiz po zmianie kryteriów. Gdy zasady oceny były doprecyzowywane w trakcie projektu, nie trzeba było rozpoczynać analizy wszystkich ofert od początku. Cały zestaw raportów mógł zostać wygenerowany ponownie według aktualnego standardu.
Rezultaty
Najważniejszym efektem było znaczące skrócenie czasu potrzebnego na uporządkowanie i porównanie kilkunastu rozbudowanych ofert ERP.
W projekcie przeanalizowano oferty 13 potencjalnych dostawców. Etap porównania, który w tradycyjnym modelu wymagałby około miesiąca pracy, udało się przeprowadzić w ciągu trzech dni.
Najważniejsze korzyści zrealizowanego projektu:
Porównywalna ocena wszystkich dostawców
Każda oferta była analizowana według tej samej siatki kryteriów i trafiała do tego samego układu raportu. Ranking wynikał dzięki temu z jednolitego procesu, a nie z różnych sposobów interpretowania ofert przez poszczególne osoby.
Większa kontrola nad niespójnościami
Ustrukturyzowana analiza ułatwiła wychwytywanie rozbieżności pomiędzy kwestionariuszami, dokumentacją koncepcyjną oraz częściami kosztowymi ofert. Przy kilkuset pozycjach wymagań podobne problemy łatwo przeoczyć w ręcznej analizie.
Lepsza widoczność rzeczywistych kosztów
Analiza nie ograniczała się do ceny podanej przez dostawcę. Uwzględniała również nakład wymagany po stronie klienta, brakujące elementy integracyjne oraz koszty związane z wdrożeniem i szkoleniami. Pozwoliło to oceniać poszczególne warianty w szerszym kontekście kosztowym.
Decyzja, którą można odtworzyć i uzasadnić
Każda ocena posiadała udokumentowaną argumentację. Zespół mógł wrócić do podstaw konkretnego wyniku, porównać sposób oceny poszczególnych dostawców i zweryfikować przesłanki stojące za rankingiem.
Zmniejszało to ryzyko, że wybór ERP będzie wynikał głównie z jakości prezentacji handlowej, przekonania jednej osoby albo niepełnego obrazu kosztów.
Projekt pokazał również, że szybkość analizy nie wynikała z samego dostępu do modelu językowego. Moduł wspierający ocenę ofert powstał w ciągu kilku dni, ponieważ został oparty na rozwijanym wcześniej środowisku pracy z wiedzą, własnych standardach konsultingowych i przygotowanej metodyce.
AI pozwoliło przyspieszyć pracę z dużą ilością informacji. O jakości końcowej decyzji nadal decydowały jednak kryteria oceny, jakość danych źródłowych i doświadczenie zespołu prowadzącego proces.
Od klienta
Porównanie ofert 13 dostawców ERP w normalnych warunkach zajęłoby około miesiąca. Dzięki narzędziom wspieranym przez AI, dostarczonym przez VM.PL, mogliśmy zakończyć to zadanie w zaledwie trzy dni.
Design, Development, DevOps czy Cloud – jakiego zespołu potrzebujesz, aby przyspieszyć pracę nad swoimi projektami? Porozmawiaj o swoich potrzebach z naszymi specjalistami.
Jakub Orczyk
Członek zarządu / Dyrektor sprzedaży
Zamów bezpłatną konsultację