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Comment nous avons réduit l’analyse de 13 offres ERP d’un mois à trois jours
Client
Notre client est un fabricant européen spécialisé dans la transformation des métaux, qui emploie plusieurs centaines de personnes et possède plusieurs sites en Europe centrale. L’entreprise avait engagé un processus de sélection d’un nouveau système ERP destiné à répondre aux exigences de ses principaux processus de production et à accompagner son développement.
Dans le cadre de cette procédure, le client avait reçu des propositions de plus d’une douzaine de fournisseurs. Celles-ci présentaient des différences importantes en matière de structure, de description des fonctionnalités, de niveau de détail et de présentation des coûts. VM.PL avait pour mission d’accompagner le client dans la préparation du processus de sélection de l’ERP, puis dans l’analyse des offres selon une méthode commune, cohérente et permettant de justifier les évaluations réalisées.
Défi
Face à un nombre important de fournisseurs, la principale difficulté consistait à garantir la comparabilité des évaluations. Les informations relatives à une même exigence pouvaient se trouver à différents endroits : dans les questionnaires, les documents de conception, les annexes ou encore les supports présentés lors des démonstrations. De plus, les fournisseurs répondaient aux exigences avec des niveaux de détail très variables.
Dans ces conditions, une analyse manuelle pouvait facilement entraîner des différences d’interprétation. Une déclaration similaire pouvait être évaluée différemment selon le fournisseur, notamment lorsque plusieurs personnes participaient à l’analyse. Il était également plus difficile de détecter les contradictions entre différentes parties d’une même offre.
L’analyse des coûts constituait un autre défi. Le prix indiqué dans une proposition ne reflète pas nécessairement le coût réel du déploiement. Il fallait également prendre en compte la mobilisation des équipes internes du client, les intégrations manquantes ainsi que les coûts réels de formation.
Le processus comportait une autre contrainte essentielle : l’évaluation d’un fournisseur devait reposer exclusivement sur les documents fournis par celui-ci.
Cette exigence est particulièrement importante lorsqu’on utilise des modèles de langage. Un modèle dispose de connaissances générales sur les ERP les plus répandus et peut chercher à compléter des informations manquantes en s’appuyant sur le fonctionnement habituel d’une solution. Dans le cadre d’un processus formel de sélection d’un ERP, cela reviendrait à évaluer le produit sur la base de connaissances générales plutôt que sur le contenu précis de l’offre soumise.
Par conséquent, toute information absente devait être explicitement signalée comme telle et faire l’objet d’une vérification complémentaire.
Solution
Nous avons commencé par établir les bases méthodologiques du processus de sélection de l’ERP. Notre équipe a élaboré un référentiel des exigences et les documents d’appel d’offres, défini les principaux scénarios de processus que les fournisseurs devaient présenter, puis construit avec le client une grille d’évaluation pondérée.
Ce n’est qu’une fois ce cadre établi que nous avons utilisé un outil reposant sur un modèle de langage, enrichi de la méthodologie d’évaluation et des processus développés par VM.PL.
Il ne s’agissait ni d’une plateforme ERP de sélection prête à l’emploi ni d’une simple transmission de documents à un modèle de langage. La solution associait un modèle de langage commercial de niveau entreprise à notre propre méthodologie d’évaluation, à un processus d’analyse structuré et à un ensemble de scripts spécialement développés pour traiter les réponses des fournisseurs et générer des rapports selon un référentiel commun.
L’outil permettait notamment de :
- Analyser les questionnaires d’exigences, les documents de conception et les pièces complémentaires.
- Évaluer la conformité des offres aux exigences des principaux processus de production.
- Comparer l’ensemble des fournisseurs selon une structure identique.
- Identifier les coûts qui n’apparaissaient pas directement dans le prix proposé.
- Détecter les risques, les informations manquantes et les incohérences nécessitant une vérification supplémentaire.
- Établir un classement comparatif des fournisseurs et préparer des documents d’aide à la décision destinés à la direction.
Pour chaque fournisseur, un rapport de conseil distinct d’environ 20 pages était produit, en respectant une structure identique. Cette approche permettait de comparer les propositions sur une base commune, plutôt que de rapprocher des analyses réalisées selon des méthodes différentes.
Le processus n’était pas entièrement automatisé. Les éléments ne répondant pas aux exigences de qualité définies étaient corrigés manuellement. Les notes finales étaient validées conjointement avec l’équipe du client lors d’ateliers de travail, tandis que la décision de sélection des fournisseurs restait entre les mains des responsables concernés. L’IA facilitait l’analyse, mais ne prenait aucune décision commerciale ou stratégique.
Un autre élément important de la solution était la possibilité de recalculer les évaluations après une modification des critères. Lorsque les règles d’évaluation étaient précisées au cours du projet, il n’était pas nécessaire de reprendre l’analyse de toutes les offres depuis le début. L’ensemble des rapports pouvait être généré à nouveau selon les critères actualisés.
Résultats
Le principal résultat du projet a été une réduction considérable du temps nécessaire pour structurer et comparer un ensemble d’offres ERP complexes et détaillées.
Au total, les offres de 13 fournisseurs potentiels ont été analysées. La phase de comparaison, qui aurait nécessité environ un mois de travail avec une approche traditionnelle, a pu être réalisée en seulement trois jours.
Les principaux bénéfices du projet :
Une évaluation homogène et comparable de tous les fournisseurs
Chaque offre a été analysée à partir de la même grille de critères et présentée dans un rapport suivant une structure commune. Le classement final reposait ainsi sur un processus d’évaluation cohérent, plutôt que sur des interprétations différentes selon les personnes chargées de l’analyse.
Une meilleure détection des incohérences
L’analyse structurée a facilité l’identification des écarts entre les réponses aux questionnaires, les documents de conception et les éléments financiers des offres. Lorsque plusieurs centaines d’exigences doivent être examinées, ce type d’incohérence peut facilement passer inaperçu lors d’une analyse manuelle.
Une meilleure visibilité sur les coûts réels
L’analyse ne se limitait pas au prix annoncé par le fournisseur. Elle prenait également en compte les ressources nécessaires du côté du client, les intégrations manquantes ainsi que les coûts liés au déploiement et à la formation. Cette approche a permis d’évaluer les différentes solutions dans une perspective financière plus globale.
Une décision traçable et justifiable
Chaque évaluation était accompagnée d’une argumentation documentée. L’équipe pouvait revenir sur les éléments ayant conduit à un résultat précis, comparer les modalités d’évaluation des différents fournisseurs et vérifier les critères ayant servi à établir le classement.
Cette transparence réduisait le risque que le choix d’un ERP repose principalement sur la qualité d’une présentation commerciale, l’avis d’une seule personne ou une vision incomplète des coûts.
Le projet a également démontré que la rapidité de l’analyse ne résultait pas uniquement de l’accès à un modèle de langage. Le module d’aide à l’évaluation des offres a pu être développé en quelques jours grâce à un environnement de gestion des connaissances déjà mis en place, à des standards de conseil éprouvés et à une méthodologie préalablement définie.
L’IA a permis d’accélérer considérablement le traitement d’un volume important d’informations. Toutefois, la qualité de la décision finale reposait toujours sur la pertinence des critères d’évaluation, la fiabilité des données sources et l’expérience de l’équipe chargée de conduire le processus.
Référence client
« Dans des conditions normales, la comparaison des offres de 13 fournisseurs ERP aurait pris environ un mois. Grâce aux outils basés sur l’IA fournis par VM.PL, nous avons pu terminer ce travail en seulement trois jours. »
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Jakub Orczyk
Członek zarządu / Dyrektor sprzedaży
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