§ 1 INTRODUCTION

1. Conformément à l’article 25, paragraphes 1 et 2, de la loi du 14 juin 2024 relative à la protection des lanceurs d’alerte (Journal officiel de 2024, position 928, ci-après dénommée la « Loi »), VM.PL Sp. z o.o., dont le siège social est situé à Wrocław, ul. T. Kościuszki 82, 50-441 Wrocław, inscrite au registre des entrepreneurs tenu par le Tribunal de district de Wrocław-Fabryczna, VIe division commerciale du Registre national judiciaire sous le numéro KRS 0000201477 (ci-après dénommée « VM.PL »), établit par la présente la « Procédure de signalement interne chez VM.PL », qui définit les règles relatives au signalement interne des violations de la loi, à la prise de mesures de suivi ainsi qu’à la protection des personnes signalant des violations de la loi (lanceurs d’alerte).

2. La réception des signalements de violations de la loi constitue un élément de gestion correcte et sûre chez VM.PL. Elle vise à accroître l’efficacité de la détection des irrégularités et de la prise de mesures destinées à les éliminer ainsi qu’à limiter les risques à tous les niveaux organisationnels. L’objectif de l’Employeur est d’accroître l’efficacité de la détection des irrégularités et de prendre des mesures efficaces afin de les éliminer et de gérer efficacement les risques, ainsi que d’augmenter la confiance parmi les personnes employées et les partenaires commerciaux ; c’est pourquoi l’Employeur encourage le recours à la Procédure lorsqu’il est possible de remédier à une violation de la loi dans le cadre de la structure de l’Employeur.

3. La procédure de signalement interne a été établie après consultation du représentant des personnes exerçant un travail chez VM.PL, sélectionné conformément à la procédure applicable chez VM.PL.

4. Chaque personne exerçant un travail chez VM.PL est tenue de prendre connaissance du contenu de la Procédure de signalement interne et de la respecter.

§ 2 DÉFINITIONS

Chaque fois que la Procédure de signalement interne mentionne :

1. Procédure – il faut entendre par là la Procédure de signalement interne relative à la réception des signalements de violations de la loi et à la prise de mesures de suivi.

2. Entité/Employeur/VM.PL – il faut entendre par là VM.PL Sp. z o.o., dont le siège social est situé à Wrocław, ul. T. Kościuszki 82, 50-441 Wrocław, inscrite au registre des entrepreneurs tenu par le Tribunal de district de Wrocław-Fabryczna, VIe division commerciale du Registre national judiciaire sous le numéro KRS 0000201477.

3. Équipe des lanceurs d’alerte / Équipe – il faut entendre par là une équipe de personnes responsables de la réception des signalements et de la prise de mesures de suivi, y compris la conduite d’une procédure explicative relative au signalement. L’Équipe comprend son Président et au moins un Vice-président.

4. Lanceur d’alerte – il faut entendre par là une personne physique qui effectue un signalement (interne, externe ou divulgation publique) concernant une violation de la loi dans un contexte lié au travail, indépendamment du poste occupé, de la forme d’emploi ou de coopération, y compris un entrepreneur, un fondé de pouvoir commercial, un actionnaire ou associé, un membre de l’organe d’une personne morale ou d’une unité organisationnelle dépourvue de personnalité juridique, une personne exécutant un travail sous la supervision et la direction d’un contractant, sous-traitant ou fournisseur, y compris sur la base d’un contrat de droit civil, un stagiaire, un volontaire ou un apprenti. Est également considéré comme Lanceur d’alerte une personne visée à l’article 4, paragraphe 2, de la Loi.

5. Signalement – il faut entendre par là la transmission orale ou écrite à l’Employeur d’informations concernant une violation de la loi.

6. Personne concernée par le signalement – il faut entendre par là une personne physique, une personne morale ou une unité organisationnelle dépourvue de personnalité juridique à laquelle la Loi reconnaît la capacité juridique, indiquée dans le signalement ou la divulgation publique comme étant une personne ayant commis une violation de la loi, ou comme étant une personne liée à la personne ayant commis une violation de la loi.

7. Mesure de suivi – il faut entendre par là une mesure prise afin d’évaluer l’exactitude des informations contenues dans le signalement et de prévenir la violation de la loi faisant l’objet du signalement, y compris une procédure explicative.

8. Canal de signalement – il faut entendre par là les solutions techniques et organisationnelles permettant d’effectuer un signalement.

9. Mesure de représailles – il faut entendre par là tout acte ou omission direct(e) ou indirect(e) dans un contexte lié au travail, causé(e) par un signalement ou une divulgation publique, qui viole ou peut violer les droits du Lanceur d’alerte, ou qui cause ou peut causer un préjudice injustifié au Lanceur d’alerte, y compris l’engagement injustifié de procédures contre le Lanceur d’alerte.

§ 3 EFFECTUER DES SIGNALEMENTS

1. Les personnes responsables de la réception des signalements ainsi que de la supervision globale de la réception des signalements et de la prise de mesures de suivi sont les personnes désignées par VM.PL, formant l’Équipe des lanceurs d’alerte. Les membres de l’Équipe sont nommés pour une durée indéterminée. Les informations concernant la composition de l’Équipe sont communiquées selon les usages en vigueur.

2. Chaque membre de l’Équipe peut agir de manière indépendante dans le cadre de la réception des signalements. Le traitement des signalements, y compris notamment la prise de mesures de suivi, nécessite la coopération de tous les membres de l’Équipe. Les décisions sont prises à la majorité des voix et des procès-verbaux des réunions et des décisions de l’Équipe sont établis. En cas de doute, l’Équipe peut consulter le service juridique et le service support de VM.PL. La prise de mesures de suivi nécessite l’approbation du Conseil d’administration.

3. Chaque membre de l’Équipe agit de manière impartiale et indépendante, sur la base d’une autorisation de traitement des données personnelles accordée à la personne désignée pour le traitement des signalements des lanceurs d’alerte.

4. Un membre de l’Équipe à l’égard duquel il résulte du contenu du signalement qu’il pourrait être impliqué de quelque manière que ce soit dans l’acte ou l’omission faisant l’objet du signalement ne peut analyser ce signalement ni s’en occuper d’une quelconque autre manière. VM.PL garantit un mode alternatif de signalement pour chacun des membres de l’Équipe afin d’examiner les signalements les concernant.

5. Le Lanceur d’alerte peut effectuer un signalement par l’intermédiaire des canaux suivants :

1. courrier postal : envoyé à l’adresse de VM.PL Sp. z o.o., dont le siège est situé à Wrocław, ul. T. Kościuszki 82, 50-441 Wrocław, avec la mention « signalement, à remettre en mains propres _________ [nom et prénom] ». Il s’agit du canal approprié pour effectuer un signalement concernant l’un des membres de l’Équipe. Les informations concernant la composition actuelle de l’Équipe peuvent être obtenues en envoyant une demande à l’adresse sygnal@vm.pl
2. e-mail : à l’adresse sygnal@vm.pl;
3. formulaire Forms : mis à disposition par VM.PL sur le SharePoint interne ;
4. boîte dédiée à la correspondance dans les bureaux de VM.PL : la boîte est située dans un lieu accessible au public, sans surveillance ; l’emplacement exact de la boîte est indiqué selon les usages adoptés chez l’Employeur (SharePoint). Les signalements peuvent être effectués de manière analogue à celle prévue au paragraphe 5, point a).
5. oralement : lors d’une réunion directe organisée dans un délai de 14 jours à compter de la réception de la demande pour cette forme de signalement. Les demandes peuvent être soumises via sygnal@vm.pl

6. MAvec le consentement du Lanceur d’alerte, le signalement oral sera documenté sous la forme :

1. d’un enregistrement de la conversation (au début de l’enregistrement, le Lanceur d’alerte devra exprimer oralement son consentement, lequel devra également être enregistré), ou
2. d’un procès-verbal de la conversation reproduisant fidèlement son déroulement exact.

7. En cas de consentement à la documentation du signalement oral, le Lanceur d’alerte peut vérifier, corriger et approuver le procès-verbal de la conversation en le signant. Après la signature du procès-verbal par le Lanceur d’alerte, aucune modification supplémentaire ne peut y être apportée.

8. Le signalement doit contenir une explication claire et complète de son objet, comprenant au minimum :

1. la date et le lieu de la violation de la loi ou la date et le lieu d’obtention des informations concernant la violation de la loi ;
2. la description de la situation concrète ou des circonstances créant la possibilité d’une violation de la loi ;
3. l’identification de la personne concernée par le signalement ;
4. l’identification éventuelle de la personne lésée ;
5. l’identification éventuelle des témoins de la violation de la loi ;
6. l’indication de toutes les preuves et informations dont dispose le Lanceur d’alerte et qui pourraient s’avérer utiles dans le processus d’examen du signalement ;
7. l’indication du mode de contact de retour préféré.

9. Le signalement ne peut être effectué qu’en toute bonne foi. Le dépôt de faux signalements peut être passible de sanctions. Conformément à la loi du 14 juin 2024 relative à la protection des lanceurs d’alerte (Journal officiel de 2024, position 928), toute personne effectuant un signalement contenant de fausses informations est passible d’une amende, d’une peine de restriction de liberté ou d’une peine d’emprisonnement pouvant aller jusqu’à 2 ans.

10. S’il est établi, à la suite de l’analyse du signalement ou au cours de la procédure explicative, que des informations fausses ont été délibérément fournies ou que la vérité a été dissimulée dans le signalement, le Lanceur d’alerte, lorsqu’il est salarié, peut être tenu responsable disciplinairement conformément aux dispositions du Code du travail. Un tel comportement peut également être qualifié de violation grave des obligations fondamentales du salarié et entraîner la résiliation du contrat de travail sans préavis. À l’égard d’un Lanceur d’alerte fournissant un travail, des services ou des biens sur la base d’un contrat de droit civil, un faux signalement peut entraîner la résiliation du contrat et la fin de la coopération, y compris sans respect du délai de préavis. Une personne ayant effectué un signalement dans lequel des informations fausses ont été délibérément fournies ou la vérité dissimulée ne bénéficie pas de la protection prévue pour les Lanceurs d’alerte.

11. Le Lanceur d’alerte ne peut pas transmettre un signalement de manière anonyme. Les signalements anonymes peuvent ne pas être examinés et peuvent être supprimés ou détruits.

§ 4 VIOLATIONS DE LA LOI FAISANT L’OBJET D’UN SIGNALEMENT

1. Une violation de la loi est un acte ou une omission contraire à la loi ou visant à contourner la loi.

2. Les informations signalées par le Lanceur d’alerte peuvent concerner des violations de la loi dans les domaines suivants :

1. la corruption ;
2. les marchés publics ;
3. les services, produits et marchés financiers ;
4. la prévention du blanchiment d’argent et du financement du terrorisme ;
5. la sécurité des produits et leur conformité aux exigences ;
6. la sécurité des transports ;
7. la protection de l’environnement ;
8. la radioprotection et la sûreté nucléaire ;
9. la sécurité des denrées alimentaires et des aliments pour animaux ;
10. la santé et le bien-être des animaux ;
11. la santé publique ;
12. la protection des consommateurs ;
13. la protection de la vie privée et des données personnelles ;
14. la sécurité des réseaux et des systèmes d’information ;
15. les intérêts financiers du Trésor public de la République de Pologne, des collectivités territoriales et de l’Union européenne ;
16. le marché intérieur de l’Union européenne, y compris les règles de droit public relatives à la concurrence, aux aides d’État et à l’imposition des personnes morales ;
17. les libertés constitutionnelles ainsi que les droits de l’homme et du citoyen apparaissant dans les relations entre les individus et les autorités publiques et non liés aux domaines mentionnés ci-dessus.

3. Le signalement peut concerner un soupçon raisonnable relatif à une violation de la loi existante ou potentielle, qui s’est produite ou est susceptible de se produire chez l’Employeur.

4. Le Lanceur d’alerte peut également signaler des violations des procédures ou réglementations internes applicables chez VM.PL, notamment la « Politique de sécurité de l’information chez VM.PL Sp. z o.o. », la « Politique de protection des données personnelles chez VM », le « Règlement de travail des employés de VM.PL Sp. z o.o. » et le « Règlement du télétravail chez VM.PL Sp. z o.o. ».

§ 5 ANALYSE DU SIGNALEMENT, PROCÉDURE EXPLICATIVE

1. Tous les membres de l’Équipe des lanceurs d’alerte ont accès aux canaux de signalement. Toutes les actions sont entreprises en premier lieu par le Président de l’Équipe. En cas d’absence du Président ou lorsque le signalement concerne le Président de l’Équipe, les actions sont entreprises par le Vice-président. L’Équipe désigne en interne le Président et le Vice-président de l’Équipe.

2. Après réception du signalement, l’Équipe entreprend des actions visant à évaluer la véracité des informations contenues dans le signalement, y compris la vérification du signalement et la poursuite de la communication avec le Lanceur d’alerte, notamment, lorsque cela est justifié, en demandant des informations complémentaires concernant le signalement et en fournissant un retour d’information relatif au signalement.

3. Le Lanceur d’alerte reçoit, dans un délai de 7 jours à compter de la réception du signalement, une confirmation de réception du signalement, sauf s’il n’a pas indiqué d’adresse de contact à laquelle cette confirmation doit être transmise. En cas de signalement oral, le Lanceur d’alerte reçoit la confirmation de réception du signalement lors de la réunion au cours de laquelle il effectue le signalement.

4. L’Équipe peut décider de ne pas mener de procédure explicative lorsque le contenu du signalement indique manifestement qu’il est faux ou qu’il est impossible d’obtenir les informations nécessaires à la conduite de la procédure explicative.

5. Tout signalement permettant la conduite d’une procédure explicative fait l’objet d’un traitement sans délai injustifié.

6. L’Équipe peut associer, si elle le juge justifié, des représentants des unités organisationnelles de l’Employeur ou des consultants indépendants à la procédure explicative.

7. L’Équipe examine le signalement, entreprend des mesures de suivi en concertation avec le Conseil d’administration et fournit un retour d’information sans délai injustifié, au plus tard dans un délai de 3 mois à compter de la confirmation de réception du signalement ou, en l’absence de confirmation de réception, dans un délai de 3 mois à compter de l’expiration du délai de 7 jours suivant l’effectuation du signalement.

8. Après avoir mené la procédure explicative, l’Équipe évalue le bien-fondé du signalement. Dans le cas d’un signalement fondé, l’Équipe émet des recommandations concernant les mesures correctives ou disciplinaires appropriées à l’égard de la personne ayant commis la violation de la loi, ainsi que des recommandations visant à éliminer et prévenir à l’avenir des violations identiques ou similaires à celles décrites dans le signalement. Les recommandations sont transmises au Conseil d’administration de VM.PL sous forme de rapport, et le Lanceur d’alerte reçoit des informations sur les mesures de suivi entreprises.

9. En cas de vérification négative du signalement, l’Équipe transmet sans délai au Lanceur d’alerte ainsi qu’à la personne concernée par le signalement des informations concernant le signalement effectué et les résultats de la vérification réalisée.

§ 6 INTERDICTION DES MESURES DE REPRÉSAILLES

1. Il est interdit d’entreprendre des mesures de représailles, de tenter de les appliquer ou de menacer de les appliquer à l’encontre d’un Lanceur d’alerte ayant effectué un signalement, ainsi qu’en cas de divulgation publique, conformément à la loi du 14 juin 2024 relative à la protection des lanceurs d’alerte (Journal officiel de 2024, position 928).

2. Il est interdit d’entreprendre des mesures de représailles à l’encontre d’une personne ayant aidé le Lanceur d’alerte à effectuer le signalement ainsi qu’à l’encontre d’une personne liée au Lanceur d’alerte.

3. Toute action de nature répressive, discriminatoire ou tout autre traitement injuste à l’égard du Lanceur d’alerte sera considéré comme une violation de la Procédure et pourra entraîner une responsabilité disciplinaire ou la résiliation du contrat liant la personne ayant entrepris les mesures de représailles à l’Employeur.

4. Sont notamment inadmissibles à l’égard du Lanceur d’alerte :

1. le refus d’établir une relation de travail ;
2. la résiliation ou la rupture sans préavis de la relation de travail ;
3. le refus de conclure un contrat de travail à durée déterminée ou indéterminée après la résiliation d’un contrat de travail à l’essai ;
4. le refus de conclure un nouveau contrat de travail à durée déterminée ou un contrat à durée indéterminée après la résiliation d’un contrat de travail à durée déterminée, lorsque le salarié avait une attente légitime qu’un tel contrat serait conclu ;
5. la réduction de la rémunération du travail ;
6. le refus d’accorder une promotion ou le fait d’écarter le salarié lors des promotions ;
7. le fait d’écarter le salarié lors de l’attribution d’avantages liés au travail autres que la rémunération ou la réduction de la valeur de ces avantages ;
8. le transfert du salarié à un poste inférieur ;
9. la suspension de l’exécution des obligations professionnelles ou de service ;
10. le transfert des tâches professionnelles actuelles du salarié à un autre salarié ;
11. une modification défavorable du lieu de travail ou de l’organisation du temps de travail ;
12. une évaluation négative des résultats du travail ou un avis négatif sur le travail ;
13. l’imposition ou l’application d’une mesure disciplinaire, y compris une sanction financière, ou d’une mesure de nature similaire ;
14. la contrainte, l’intimidation ou l’exclusion ;
15. le harcèlement moral ;
16. la discrimination ;
17. un traitement défavorable ou injuste ;
18. le refus de participation ou l’exclusion lors de la sélection pour des formations destinées à améliorer les qualifications professionnelles ;
19. une orientation injustifiée vers un examen médical, y compris un examen psychiatrique, lorsque des dispositions particulières prévoient la possibilité d’orienter un salarié vers de tels examens ;
20. toute action visant à entraver l’obtention future d’un emploi dans un secteur ou une branche donnée sur la base d’un accord sectoriel ou professionnel informel ou formel ;
21. le fait de causer une perte financière, y compris économique, ou une perte de revenus ;
22. le fait de causer un autre préjudice immatériel, y compris une atteinte aux droits de la personnalité, en particulier à la réputation du déclarant.

5. Sont également considérées comme des mesures de représailles en raison d’un signalement ou d’une divulgation publique les menaces ou tentatives d’appliquer les mesures visées au paragraphe 3 ci-dessus. La charge de la preuve que l’action entreprise ne constitue pas une mesure de représailles incombe à l’Employeur.

6. Le Lanceur d’alerte effectuant un signalement de mauvaise foi (c’est-à-dire effectuant un signalement tout en sachant qu’aucune violation de la loi n’a eu lieu) ne bénéficie pas de la protection prévue par la Procédure ni par la loi du 14 juin 2024 relative à la protection des lanceurs d’alerte (Journal officiel de 2024, position 928).

7. Toute personne ayant subi un dommage en raison d’un signalement effectué de mauvaise foi a le droit d’exiger du Lanceur d’alerte ayant effectué ce signalement une indemnisation ou une réparation pour atteinte aux droits de la personnalité.

§ 7 DONNÉES PERSONNELLES

1. Les données personnelles du Lanceur d’alerte permettant d’établir son identité ne sont pas divulguées à des personnes non autorisées, sauf si le Lanceur d’alerte consent à leur divulgation.

2. Le maintien de la confidentialité vise à garantir au Lanceur d’alerte un sentiment de sécurité et à minimiser le risque de mesures de représailles ou de répression. Le Lanceur d’alerte ayant effectué un signalement et dont les données personnelles ont été divulguées de manière non autorisée doit immédiatement informer l’Équipe de cette situation. L’Équipe est tenue de prendre des mesures visant à protéger le Lanceur d’alerte.

3. L’identité du Lanceur d’alerte, ainsi que toutes les informations permettant son identification, ne seront pas divulguées aux entités concernées par le signalement, à des tiers ni aux autres employés et collaborateurs de l’entité. L’identité du Lanceur d’alerte, ainsi que les autres informations permettant son identification, ne pourront être divulguées que lorsque cette divulgation constitue une obligation nécessaire et proportionnée résultant des dispositions légales généralement applicables dans le cadre de procédures explicatives, préparatoires ou judiciaires menées respectivement par des autorités publiques ou des juridictions, ou lorsque le Lanceur d’alerte donne le consentement visé au paragraphe 1. L’identité des entités concernées par le signalement est soumise aux mêmes exigences de confidentialité que celles applicables à l’identité du Lanceur d’alerte.

4. Les données personnelles qui ne sont pas pertinentes pour l’examen du signalement ne sont pas collectées et, si elles sont collectées accidentellement, elles sont supprimées dans un délai de 14 jours à compter de la constatation qu’elles ne sont pas pertinentes pour l’affaire.

5. La clause d’information destinée au Lanceur d’alerte constitue l’annexe n° 1 de la Procédure. Les clauses doivent être communiquées à nouveau lors de la confirmation de réception du signalement.

6. La clause d’information destinée à la personne concernée par le signalement doit être communiquée en cas de prise de mesures de suivi à l’encontre de la personne concernée par le signalement.

§ 8 REGISTRE DES SIGNALEMENTS

1. Chaque signalement est enregistré dans le Registre des signalements, indépendamment du déroulement des mesures de suivi.

2. L’Équipe est responsable de la tenue du Registre des signalements.

3. Le Registre des signalements contient au minimum :

1. le numéro du signalement ;
2. l’objet de la violation de la loi ;
3. les données personnelles du Lanceur d’alerte ainsi que de la personne concernée par le signalement, nécessaires à l’identification de ces personnes ;
4. l’adresse de contact du Lanceur d’alerte ;
5. la date de dépôt du signalement interne ;
6. les informations relatives aux mesures de suivi entreprises ;
7. la date de clôture de l’affaire.

4. Le Registre des signalements est tenu dans le respect des principes de confidentialité. Les données personnelles ainsi que les documents liés au signalement sont conservés pendant une période de 3 ans après la fin de l’année civile au cours de laquelle les mesures de suivi ont été achevées, ou après la clôture des procédures engagées par ces mesures, ou après la transmission du signalement à l’autorité publique compétente pour entreprendre les mesures de suivi.

§ 9 INFORMATIONS CONCERNANT LES SIGNALEMENTS EXTERNES

1. Un signalement peut, dans tous les cas, être adressé également au Défenseur des droits civiques ou à une autorité publique, sans passer par la Procédure, notamment lorsque : dans le délai prévu pour la transmission d’un retour d’information, l’Employeur n’a pas entrepris de mesures de suivi ou n’a pas transmis de retour d’information, ou lorsque le Lanceur d’alerte a des motifs raisonnables de croire que la violation de la loi peut constituer une menace directe ou manifeste pour l’intérêt public, en particulier lorsqu’il existe un risque de dommage irréversible, ou lorsque le fait d’effectuer un signalement interne l’exposerait à des mesures de représailles, ou lorsqu’en cas de signalement interne il existe une faible probabilité que l’Employeur puisse efficacement prévenir la violation de la loi en raison des circonstances particulières de l’affaire, telles que la possibilité de dissimulation ou de destruction des preuves, ou la possibilité d’une collusion entre l’Employeur et l’auteur de la violation de la loi, ou de l’implication de l’Employeur dans la violation de la loi.

2. Un signalement adressé au Défenseur des droits civiques ou à une autorité publique sans signalement interne préalable ne prive pas le Lanceur d’alerte de la protection garantie par les dispositions de la loi du 14 juin 2024 relative à la protection des lanceurs d’alerte (Journal officiel 2024.928). .

3. Les coordonnées du Défenseur des droits civiques sont les suivantes :

Ligne d’information citoyenne : 800 676 676,

E-Mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl,

Adresse de correspondance : Bureau du Défenseur des droits civiques, al. Solidarności 77, 00-090 Varsovie.

Il est également possible de transmettre un signalement en langue des signes, de manière anonyme via le formulaire de contact sur le site internet ou en personne dans l’une des agences régionales.

§ 10 DISPOSITIONS FINALES

1. L’Équipe est responsable de l’adéquation et de l’efficacité du fonctionnement de la Procédure.

2. L’évaluation de l’adéquation et de l’efficacité de la Procédure est réalisée régulièrement par l’Équipe en collaboration avec le service juridique de l’Employeur.

3. VM.PL est responsable de l’information de tous ses employés sur les dispositions de la Procédure. Les employés et collaborateurs recrutés chez VM.PL après le 25 septembre 2024 doivent fournir une déclaration appropriée attestant qu’ils ont pris connaissance de la Procédure. Les employés et collaborateurs recrutés avant le 25 septembre 2024 confirment avoir pris connaissance de la Procédure via un formulaire Forms.

4. Des formations initiales et régulières dans le domaine couvert par la Procédure sont organisées lorsque cela est nécessaire. En particulier, les employés et collaborateurs sont informés de la Procédure lors de l’onboarding.

5. La Procédure entre en vigueur le 25 septembre 2024, soit après l’expiration d’un délai de 7 jours à compter de la date de sa communication aux personnes exécutant un travail selon les modalités adoptées par l’Employeur.

6. La Procédure sera publiée selon les modalités adoptées par l’Employeur, c’est-à-dire par sa mise à disposition sur SharePoint et par l’envoi d’une communication via l’application Microsoft Teams. Les informations relatives à la Procédure seront également disponibles sur le site internet de l’Employeur et seront jointes à chaque annonce de recrutement (par exemple sous forme de lien vers le site internet).

Clause d’information destinée au Lanceur d’alerte

Informations relatives au traitement des données personnelles

1. Le responsable du traitement de vos données personnelles est VM.PL Sp. z o.o., dont le siège social est situé à Wrocław, ul. T. Kościuszki 82, 50-441 Wrocław, inscrite au registre des entrepreneurs tenu par le Tribunal de district de Wrocław-Fabryczna, VIe division commerciale du Registre national judiciaire sous le numéro KRS 0000201477, NIP : 8951811558, REGON : 932985224, capital social de 116 400 PLN (ci-après dénommé le « Responsable du traitement » ou « VM.PL »).

2. Pour toute question relative au traitement des données personnelles, veuillez nous contacter par e-mail à l’adresse : rodo@vm.pl ou à l’adresse du siège social du Responsable du traitement indiquée au paragraphe 1.

3. Vos données personnelles sont traitées dans le cas où vous effectuez un signalement interne conformément à la Procédure de signalement interne chez VM.PL. Vos données personnelles, dans la mesure résultant du signalement et des autres informations fournies lors du traitement du signalement, seront traitées afin d’assurer la gestion du signalement et de remplir les obligations légales imposées au Responsable du traitement. La base juridique du traitement de vos données personnelles est la suivante :

1. a) l’article 6, paragraphe 1, point c) du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données personnelles et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (Règlement général sur la protection des données) (JO UE L 119 de 2016, p. 1, tel que modifié), ci-après dénommé le RGPD, c’est-à-dire l’obligation légale du Responsable du traitement, en lien avec les dispositions de la loi du 14 juin 2024 relative à la protection des lanceurs d’alerte (Journal officiel, position 928), aux fins de l’exécution des tâches liées à la gestion des signalements internes ;
2. l’article 9, paragraphe 2, point g) du RGPD en lien avec les dispositions de la loi relative à la protection des lanceurs d’alerte, lorsque de telles données personnelles figurent dans le signalement du Lanceur d’alerte ;
3. l’article 6, paragraphe 1, point a) du RGPD – vous pouvez consentir à la divulgation des données personnelles permettant d’établir votre identité. En cas de consentement, le Responsable du traitement informera les personnes mentionnées dans le signalement de la communication de leurs données par vos soins (dans le cadre de l’obligation d’information prévue à l’article 14 du RGPD ou dans le cadre de l’exercice par ces personnes de leur droit d’accès aux données personnelles), sauf si le Lanceur d’alerte ne remplit pas les conditions prévues à l’article 6 de la loi relative à la protection des lanceurs d’alerte ou s’il a expressément consenti à la divulgation de son identité. En l’absence de consentement, les personnes mentionnées dans le signalement recevront l’information sans indication de la source des données.

4. Les données personnelles seront divulguées exclusivement aux entités autorisées à les traiter en vertu des dispositions légales. Les données personnelles seront mises à disposition des entités assurant, sur la base des contrats conclus par le Responsable du traitement, le soutien des activités du Responsable du traitement (par exemple les fournisseurs de services informatiques). Les données personnelles peuvent être communiquées à des entités externes soutenant le Responsable du traitement dans le domaine de la réception des signalements internes. Les données personnelles seront communiquées à des responsables du traitement distincts, à savoir les autorités compétentes, en cas de prise de mesures de suivi.

5. Les données personnelles seront conservées pendant une période de 3 ans après la fin de l’année civile au cours de laquelle les mesures de suivi ont été achevées ou après la clôture des procédures engagées par ces mesures. Les données personnelles qui ne sont pas pertinentes pour l’examen du signalement ne sont pas collectées et, si elles sont collectées accidentellement, elles sont supprimées dans un délai de 14 jours à compter de la constatation qu’elles ne sont pas pertinentes pour l’affaire.

6. Dans le cadre du traitement de vos données personnelles par nos soins, vous disposez du droit :

1. de demander l’accès à vos données personnelles ;
2. de demander la rectification de vos données personnelles ;
3. de demander l’effacement ;
4. de demander la limitation du traitement de vos données personnelles ;
5. de demander la portabilité des données personnelles ;
6. de retirer le consentement visé au paragraphe 3, point c) ;
7. de vous opposer au traitement de vos données personnelles ;
8. d’introduire une réclamation auprès du Président de l’Office de protection des données personnelles, si vous estimez que le traitement de vos données personnelles enfreint les dispositions légales.

Nous vous informons toutefois que les demandes d’exercice des droits susmentionnés seront évaluées à la lumière des dispositions du RGPD et qu’en conséquence nous ne garantissons pas leur exécution dans tous les cas. Le retrait du consentement n’affecte pas la licéité des opérations effectuées sur la base du consentement avant son retrait.

7. La fourniture de vos données personnelles est volontaire, mais nécessaire pour signaler une violation de la loi. Le fait de ne pas fournir de données personnelles peut entraîner la qualification du signalement comme anonyme et son absence d’examen.

8. Vos données personnelles ne seront pas utilisées à des fins de profilage, y compris de prise de décision automatisée.

9. En ce qui concerne les données traitées aux fins de la gestion des signalements internes effectués conformément à la Procédure de signalement interne chez VM.PL, nous ne transférons pas vos données personnelles en dehors de l’Espace économique européen (EEE).