Dokumentenverarbeitung
mit KI

Ein neuer Standard in der Automatisierung von Buchhaltungsprozessen

Eine intelligente API, unterstützt durch OCR und NLP, ermöglicht das automatische Auslesen und Buchen von Kostenrechnungen – unabhängig von Sprache, Format oder Quelle. Entwickelt für große, international tätige Organisationen im Zeitalter der digitalen Finanzen

Warum ist die dokumentenbasierte Verarbeitung mit KI so wichtig?

Die herkömmliche Verarbeitung von Rechnungen bedeutet stundenlange manuelle Arbeit für Buchhaltungsteams, hohe Kosten und ein hohes Fehlerrisiko. Unsere KI-gestützte API verändert dieses Modell: Statt Scannen und manueller Datenerfassung erfolgt eine intelligente Dokumentenanalyse, automatische Kostenzuordnung und Integration in DMS-/ERP-Systeme. Ein echter operativer Durchbruch für Unternehmen, die monatlich Tausende von Rechnungen bearbeiten.

Reale Hürden, die die Effizienz ausgebremst haben

Vielfalt von Dokumenten

Unternehmen hatten täglich mit Rechnungen in verschiedenen Sprachen, Währungen und Formaten zu tun – jeder Lieferant nutzte ein anderes Dokumentlayout.

Geringe OCR-Erkennungsrate

Reiner Text reichte nicht aus – es bedurfte einer semantischen Analyse von Daten und Kontexten.

Fehlende Projektdaten

Projektnummern fehlten häufig oder waren unklar auf den Rechnungen, was die Kostenzuordnung erschwerte.

Kostenintensive manuelle Prozesse

Ein großes Buchhaltungsteam verlor Zeit mit wiederkehrenden Aufgaben, die automatisierbar wären.

Wie löst unsere Technologie dieses Problem?

Bis zu 90 % Automatisierung

Manuelle Arbeit auf ein Minimum reduziert – Überprüfung nur bei unsicheren Daten erforderlich.

Integration mit DMS- und ERP-Systemen

Daten werden automatisch in strukturierter Form (JSON) an die Kundensysteme übermittelt.

Unterstützung beliebiger Formate

Scan, Foto, Fax – das System erkennt Struktur und Daten unabhängig vom Layout.

Erhebliche Kosteneinsparungen

Bis zu 8× geringere Kosten pro Rechnung im Vergleich zu SaaS-Lösungen.

Mehrsprachiges KI-Modell

Effektiv in Sprachen wie Griechisch, Ungarisch und Deutsch.

Schnellere Berichterstattung

Kostendaten sind bereits vor Monatsende verfügbar – für mehr Kontrolle über die Finanzen.

Flexibilität und Konfiguration

Benutzer können eigene Regeln zur Datenerfassung definieren – im Self-Service-Modus.

Implementierung der automatisierten Dokumenten- und Rechnungsverarbeitung mit Sprachmodellen nach der 4D-Methodik

Unser Ansatz beschränkt sich nicht auf die Bereitstellung von Technologie. Gemeinsam mit dem Kunden durchlaufen wir einen bewährten 4D-Prozess, der Sicherheit, vollständige Abstimmung und echten geschäftlichen Mehrwert gewährleistet:

Discovery – wir verstehen Ihre Realität

Wir beginnen mit der Analyse Ihrer bestehenden Prozesse, Dokumente und Systeme. Dabei prüfen wir typische Rechnungen, Dokumentenflüsse und manuelle Eingriffspunkte. Ziel ist es, Ihre Anforderungen, Einschränkungen und Automatisierungsziele vollständig zu verstehen.

Definition – wir entwerfen eine Lösung, die auf Sie zugeschnitten ist

Auf Basis der gesammelten Informationen entwerfen wir die API-Struktur, KI-Modelle, das Schema zur Datenerfassung sowie die Regeln zur Zuordnung zu Projekten und Buchhaltungskonten. Gemeinsam legen wir die KPIs für die Implementierung und den Integrationsumfang fest.

Delivery – wir implementieren und testen

Wir entwickeln und starten die Lösung in einer Testumgebung. Wir führen Schulungen für Anwender und Administratoren durch. Gemeinsam mit Ihrem Team testen wir unterschiedliche Rechnungsszenarien (Sprachen, Formate, Quellen) und optimieren das KI-Modell.

Direction – wir skalieren, überwachen und entwickeln weiter

Nach dem Go-live unterstützen wir aktiv die Weiterentwicklung der Lösung. Wir überwachen die Extraktionsgenauigkeit, reagieren auf Änderungen in Rechnungsformaten und passen bei Bedarf die KI-Modelle an. Gerne unterstützen wir Sie auch bei der Erweiterung der Integrationen mit weiteren Systemen (ERP, BI, Workflow).

Was gewinnen Sie durch die Zusammenarbeit mit uns?

Volle Kontrolle über Kosten und Daten
Weniger Fehler und Buchhaltungsverzögerungen
Angepasst an Ihre Branche und Sprache
Konformität mit Finanz- und Prüfprozessen
Konkrete operative Einsparungen ab dem ersten Monat

Wo findet die dokumentengestützte Verarbeitung mit KI Anwendung?

In Unternehmen mit hohem monatlichen Rechnungsvolumen – unabhängig von Quelle, Format oder Sprache.

In Organisationen, die gleichzeitig auf mehreren Märkten tätig sind – mit verteilten Kostenstellen und internationalen Projekten.

In Branchen wie Bauwesen, Logistik, professionelle Dienstleistungen und Einzelhandel – wo Finanzprozesse komplex sind und stark von Kostenbelegen abhängen.

Dans les entreprises investissant dans la numérisation, l’automatisation du back-office et l’intégration DMS/ERP avec un traitement intelligent des données.

In Finanzabteilungen, die schnellen Zugriff auf Kostendaten und Berichte benötigen – noch vor dem Ende der Abrechnungsperiode.

Die Dokumentenverarbeitung mit KI ermöglicht den Übergang von manuellen, fragmentierten Abläufen zu einem integrierten, skalierbaren Prozess. Durch die Kombination von OCR, NLP und flexiblen APIs wird die vollständige Automatisierung des Rechnungslesens und -buchens möglich – unabhängig von der Quelle. Dies bildet das Fundament moderner operativer Finanzen im Einklang mit der digitalen Transformation.

Die dokumentengestützte Verarbeitung mit KI ist die ideale Lösung für Unternehmen, die die Rechnungsverarbeitung in anspruchsvollen, internationalen Umgebungen automatisieren möchten. Erleben Sie, wie Automatisierung Ihre Finanzprozesse verändern kann.

FAQ

Unsere Lösung ist eine intelligente API, die durch OCR‑ und NLP‑Technologien unterstützt wird und automatisch Kostenrechnungen liest, interpretiert und bucht – unabhängig von Format, Sprache oder Herkunft des Dokuments. Das System erkennt Dokumente in Form von Scans, Fotos, PDFs oder Faxen und wandelt sie in strukturierte Daten um, die bereit für die Integration in DMS‑ oder ERP‑Systeme sind. Im Gegensatz zu klassischen OCR‑Tools basiert unser Ansatz auf einem tiefen Kontextverständnis der Dokumente und deren Zuordnung zu konkreten Finanzprozessen.

Die Automatisierung mit unserer API kann manuelle Arbeit um bis zu 90 % reduzieren, was bereits im ersten Nutzungsmonat enorme operative Einsparungen ermöglicht. Durch bessere Datenqualität und vollständige Integration in ERP‑Systeme können Unternehmen schneller Berichte erzeugen, Fehler reduzieren, die Durchlaufzeiten von Dokumenten verkürzen und mehr Kontrolle über finanzielle Prozesse gewinnen. Zudem ermöglicht dies die Skalierung von Prozessen ohne proportional steigende Buchhaltungsteams.

Die Einführung erfolgt nach unserer 4D‑Methodik, die maximale Anpassung an die Realität des Kunden gewährleistet. Wir beginnen mit der Phase Discovery, in der wir aktuelle Prozesse und Dokumente analysieren. Im nächsten Schritt Definition entwerfen wir die API, Datenextraktionsmodelle und legen KPI für die Implementierung fest. Im Delivery‑Schritt konfigurieren wir das System, führen Tests durch und schulen Anwender, und nach dem Start – im Direction‑Abschnitt – überwachen wir Betrieb, passen KI‑Modelle an und unterstützen die Weiterentwicklung der Lösung. Jeder Schritt erfolgt in Zusammenarbeit mit dem Team des Kunden.

Ja, unsere API wurde mit Blick auf Flexibilität und vollständige Integration mit verschiedenen DMS‑ und ERP‑Systemen konzipiert. Rechnungsdaten werden in strukturierter Form (z. B. JSON) übermittelt, was eine nahtlose Einbindung in die Dokumentenprozesse des Kunden ermöglicht. Zusätzlich können Nutzer eigene Extraktionsregeln definieren – wodurch sich das System sowohl an branchenspezifische Anforderungen als auch an interne finanzielle oder prüfungsbezogene Vorgaben anpassen lässt.

Die Einführung unseres Systems erfordert keine umfangreiche Infrastruktur oder tiefgreifende Änderungen auf Kundenseite. Entscheidend ist ein Umfeld, in dem die API integriert werden kann – dies kann lokal oder cloudbasiert sein. Wir bieten umfassende technische Unterstützung und eine detaillierte Integrationsdokumentation. Unsere API unterstützt alle gängigen Datenstandards, was die Anbindung an nahezu jede IT‑Umgebung erleichtert.

Datensicherheit hat für uns höchste Priorität. Die Lösung kann On‑Premise oder in einer vom Kunden gewählten Cloud betrieben werden – in Übereinstimmung mit geltenden Vorschriften und IT‑Sicherheitsrichtlinien. Die vom System verarbeiteten Daten werden nicht an Dritte weitergegeben und sind durch verschlüsselte Kommunikation geschützt. Zudem bieten wir Optionen für Sicherheitstests sowie konfigurierbare Zugriffsregelungen gemäß den Anforderungen der Finanz‑ und Compliance‑Abteilungen.

Ja, wir ermöglichen die Nutzung der Lösung in einer Testumgebung im Rahmen einer Pilotphase. Während der Tests analysieren wir verschiedene Dokumenttypen (z. B. Rechnungen in unterschiedlichen Sprachen und Formaten) und konfigurieren die KI‑Modelle entsprechend realer Szenarien Ihrer Organisation. Ziel ist es, die Effektivität der Extraktion, Integration und den praktischen Nutzen der Lösung vor der vollständigen Implementierung zu prüfen.

Nach der Implementierung bieten wir vollständigen technischen und operativen Support. Wir überwachen die Systemleistung, passen KI‑Modelle auf neue Dokumenttypen an und unterstützen die Entwicklung weiterer Integrationen. Unser Team steht sowohl der IT‑Abteilung als auch den Endanwendern zur Verfügung. Wir aktualisieren regelmäßig die Sprachmodelle und begleiten Sie bei der Optimierung der Dokumentenverarbeitungsprozesse.

Unternehmen, die unsere Lösung nutzen, verzeichnen eine bis zu achtfache Senkung der Kosten pro Rechnung im Vergleich zu traditionellen SaaS‑Lösungen. Sie verkürzen die Buchungszeiten deutlich und reduzieren Fehler durch manuelle Dateneingabe. Durch Echtzeit‑Reporting haben Finanzteams früheren Zugriff auf Kostendaten, was zu mehr Finanzkontrolle und besseren Managemententscheidungen führt.

Unsere Lösung eignet sich überall dort, wo monatlich eine große Anzahl von Kostenrechnungen verarbeitet wird – unabhängig von Sprache, Format oder Quelle. Sie ist ideal für international tätige Unternehmen in Branchen wie Bauwesen, Logistik, Handel, Beratungsdienstleistungen oder Produktion. Besonders hilfreich ist sie für Organisationen mit verteilten Kostenstellen, internationalen Projekten und hohen Anforderungen an schnelles Reporting.

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