AI/ML 
Rozwój oprogramowania 
Jak oszczędziliśmy 960 tys. euro rocznie, redukując dział obsługi zamówień z 15 do 5 osób dzięki AI i LLM
Klient
Jedna z globalnych firm produkcyjnych, dostarczająca specjalistyczne urządzenia do laboratoriów, obsługuje ponad 5 000 klientów w 110 krajach. Każdego dnia przetwarza setki zamówień napływających w różnych formatach — PDF, Excel, e-mailach i formularzach online.
Wyzwanie
Dział przetwarzania zamówień liczył 15 pracowników, których głównym zadaniem było ręczne wprowadzanie danych z dokumentów do systemu SAP.
Problemy, z jakimi mierzył się klient:
- wysoki koszt operacyjny: 15 etatów × 8 000 euro miesięcznie,
- niska skalowalność: każdy wzrost liczby zamówień wymagał zatrudnienia kolejnych osób,
- różnorodność źródeł danych: zamówienia przychodziły w rozmaitych formatach, w wielu językach,
- ryzyko błędów i opóźnień przy ręcznym wprowadzaniu danych.
Rozwiązanie
Jak wyglądałoby to kiedyś – a jak wygląda dziś
2010 – Formularz zamówień online
Gdybyśmy mierzyli się z tym problemem w 2010 roku, zaproponowalibyśmy stworzenie formularza online, w którym klienci firmy biotechnologicznej sami wprowadzaliby dane zamówienia. Byłby to sposób na podstawową digitalizację procesu, eliminującą konieczność ręcznego przepisywania danych z e-maili, PDF-ów i skanów.
2015 – Integracje API
W 2015 roku prawdopodobnie wdrożylibyśmy integracje API, które pozwoliłyby na bezpośrednie połączenie systemów sprzedażowych klientów z ERP firmy biotechnologicznej.
2025 – Automatyzacja dzięki AI i LLM
W 2025 roku zamówienia – niezależnie od formatu i języka – są automatycznie przetwarzane przez system oparty na dużych modelach językowych (LLM). Sztuczna inteligencja (AI) rozumie kontekst, rozpoznaje produkty, ilości i ceny, dopasowuje dane do struktury SAP i przekazuje je dalej bez udziału człowieka. Zespół 5 osób zajmuje się jedynie wyjątkowymi przypadkami.
Jak to osiągnęliśmy
Naszym celem było całkowite wyeliminowanie ręcznego wprowadzania danych z dokumentów do systemu SAP – bez konieczności zmiany przyzwyczajeń klientów, którzy nadal wysyłają zamówienia w różnych formatach i językach.
Etap 1: Analiza i identyfikacja kluczowych punktów procesu
Na początku skoncentrowaliśmy się na zrozumieniu, jak wygląda rzeczywisty przepływ zamówień w firmie – jakie kanały i formaty są wykorzystywane oraz jaką rolę pełni zespół obsługi. Zamówienia trafiały w formie e-maili, PDF-ów, Exceli, skanów i formularzy, często w różnych językach i układach, co wynikało z obecności klientów w ponad 110 krajach. Kluczowym wyzwaniem była więc nie tylko różnorodność źródeł, ale też brak standaryzacji i wysoka zmienność danych wejściowych.
Etap 2: Projekt architektury rozwiązania
Stworzyliśmy hybrydowy system integrujący:
- Moduł AI oparty na LLM – do odczytywania i rozumienia danych kontekstowych z dokumentów.
- Silnik ekstrakcji danych – przetwarzający różne formaty (OCR, parsing tabel, detekcja pól).
- Walidator danych – sprawdzający kompletność, poprawność i zgodność danych z wymaganiami SAP.
- API integracyjne z SAP – umożliwiające bezpośrednie wprowadzenie danych do systemu ERP bez udziału człowieka.
Etap 3: Uczenie modelu na danych klienta
Model został przetrenowany na rzeczywistych dokumentach klienta (przy zachowaniu zgodności z przepisami o ochronie danych), co umożliwiło:
- rozpoznawanie nazw produktów i kodów materiałowych,
- dopasowywanie jednostek, cen i danych kontraktowych,
- rozumienie kontekstu zamówień wielojęzycznych.
Etap 4: Wdrożenie i iteracyjne doskonalenie
Po zaimplementowaniu rozwiązania w środowisko produkcyjne, system był monitorowany i dopracowywany na podstawie rzeczywistych przypadków. W ciągu 6 miesięcy osiągnęliśmy poziom automatyzacji przekraczający 90% skuteczności wprowadzania zamówień bez interwencji operatora.
Kluczowe przewagi rozwiązania:
- działa z dowolnym formatem wejściowym – nie wymaga standaryzacji po stronie klienta końcowego,
- uczy się z czasem – każdy dokument wzbogaca model o nowe wzorce,
- skraca czas reakcji i eliminuje błędy ludzkie,
- zintegrowany z SAP bez potrzeby zmian po stronie ERP.
Rezultaty
Wdrożenie rozwiązania opartego na AI i LLM całkowicie zmieniło sposób obsługi zamówień w organizacji klienta.
Zamiast 15-osobowego zespołu ręcznie przepisującego dane do SAP wystarczy dziś 5 osób nadzorujących i obsługujących wyjątki. Klient nie tylko znacząco obniżył koszty operacyjne, ale także przygotował firmę na dalszy wzrost – bez konieczności zwiększania zatrudnienia.
Najważniejsze efekty:
- oszczędność 960 000 euro rocznie,
- redukcja czasu przetwarzania zamówienia z kilku godzin do kilku minut,
- ponad 90% zamówień trafia do SAP całkowicie automatycznie,
- skalowalność bez dodatkowych kosztów – system radzi sobie z rosnącą liczbą zamówień i nowych formatów,
- mniej błędów i reklamacji – dane trafiają do systemu dokładnie tak, jak powinny,
- większe zadowolenie klientów – szybsza realizacja zamówień, mniej pomyłek, przewidywalna obsługa.
Opracowanie modułu czatu zgodnego z RODO dla firmy SynComNet
Design, Development, DevOps czy Cloud – jakiego zespołu potrzebujesz, aby przyspieszyć pracę nad swoimi projektami? Porozmawiaj o swoich potrzebach z naszymi specjalistami.
Jakub Orczyk
Członek zarządu / Dyrektor sprzedaży
Zamów bezpłatną konsultację